Планирование рабочего времени менеджера

Главная определяющая задача руководителя предприятия, т.е. цель деятельности менеджера высшего звена управления, заключается в качественном руководстве предприятием, обеспечивающем безусловное выполнение всех тактических и стратегических планов предприятия. Следовательно, и личные планы работы руководителя предприятия должны разрабатываться исходя из этого главного требования. Личные же планы работы менеджеров низового и среднего звеньев управления, соответственно, должны также разрабатываться исходя из задачи безусловного выполнения всех тактических и стратегических планов, непосредственно относящихся к данному уровню управления. При этом необходимо учитывать, что объём работы, особенно для менеджеров высшего звена управления, настолько большой, что при неудачном распределении (делегировании) полномочий подчинённым и неправильном планировании времени рабочего дня, менеджер может не справиться со своими обязанностями даже при любой продолжительности рабочего дня. Таким образом, вопросы делегирования полномочий и правильное планирование рабочего времени менеджера в значительной степени определяют успех всей управленческой деятельности менеджера.

Разумное распределение рабочего времени при этом требует классифицировать все решаемые задачи по степени их важности: наиболее важные и требующие срочного решения, а также менее срочные, которые можно выполнить позже, и те из них, которые можно вообще отложить. Подчеркнём, что одной из наиболее ответственных задач, решаемых менеджером, является задача стратегического развития деятельности предприятия. Как правило, стратегические задачи, такие, как перспективное развитие, совершенствование системы управления, освоение (завоевание) новых рынков сбыта и т.п., не носят явно срочного характера, а поэтому у неопытных менеджеров они часто откладываются на более позднее и более свободное время, тогда как по важности они являются главными, определяющими, и, естественно, должны находиться на первом плане. В то же время, не столь важные второстепенные вопросы иногда бывают крайне срочными, и поэтому у менеджера может возникнуть опасность потратить на них всё рабочее время - как говорят - "заедает текучка", вместо того, чтобы передать их своим заместителям, референту или секретарю.

При разработке рабочего плана менажерам рекомендуется использовать проверенное опытом соотношение 60: 40, т.е. 60 % времени отводить на запланированные вопросы; 20 % - времени, на перспективные вопросы и творчество; а ещё 20 % - это резерв времени на решение непредвиденных вопросов. Отметим, что прежде чем вы приступите к составлению планов своей управленческой деятельности, необходимо провести анализ предыдущей работы, оценить объёмы времени, затраченного на решение тех или иных задач, повторяемость различных задач, очерёдность их выполнения в течение рабочего дня и т.п.

Планирование рабочего времени менеджера обычно рекомендуется разбивать на три этапа: перспективные планы, недельные планы и ежедневные текущие планы рабочего времени менеджера. При планировании рабочего времени менеджеру необходимо:

- учитывать порядок значимости предстоящих работ;

- записывать в календарь все возникающие во время работы вопросы, с учётом времени на их выполнение;

- оказывать разумное доверие подчинённым и делегировать им все рутинные и не особо важные вопросы;

- информировать сотрудников о своих планах работы и просить принять их во внимание;

- всемерно сокращать проведение ненужных деловых совещаний;

- эффективно использовать оргтехнику, особенно внедрять телефонную культуру;

- по возможности высвобождать вечернее время для отдыха;

- ежедневно уточнять план работы с секретарём-референтом.

Помните: хорошо подготовленный секретарь-референт может сэкономить значительную часть рабочего времени менеджера.