Проекты, задачи, вехи, ресурсы

Программное обеспечение MS Project

В качестве конкретных представителей класса программ управления проектами могут быть названы такие системы, как TimeLine (TimeLine Inc.) и MS Project (Microsoft). В дальнейшем технологию работы с программными инструментами, автоматизирующими процесс планирования и управления проектами, мы будем рассматривать на примере программного пакета MS Project.

Первые версии системы управления проектами Project были разработаны компанией Microsoft для операционной системы MS DOS. В дальнейшем появились версии для Windows З.х – MS Project v.3. и MS Project v.4. На настоящий момент широко эксплуатируется MS Project 2000 и 2003.. Необходимо отметить, что ПО MS Project непосредственно не входит в состав программного пакета MS Office и распространяется в виде отдельного продукта. Однако оно является членом семейства MS Office, то есть его интерфейс и основные концепции работы тесно согласованы с принципами и идеологией, заложенными в основу других офисных продуктов, таких как MS Word, MS Excel и т. д. Несомненным преимуществом MS Project является и то, что в нем широко используются возможности операционной среды MS Windows по организации совместной работы нескольких пользователей в рамках вычислительной сети.

ГЛАВА 15. MICROSOFT PROJECT – УНИВЕРСАЛЬНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Microsoft Project – одно из наиболее популярных средств управления проектами. Этот программный продукт имеет удобные средства построения отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, эффективные алгоритмы ее анализа, а также широкие возможности интеграции с другими приложениями Microsoft Office.

Проектом называется деятельность, имеющая следующие признаки:

· Направлена на достижение определенных целей;

· Требует согласованного выполнения взаимосвязанных действий;

· Имеет ограниченную протяженность во времени.

Чтобы достичь цели необходимо создать план. План определяет, что должно быть сделано, кем и когда. Проекты всегда включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий.

Проекты обычно имеют фиксированные временные рамки: у них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена на его завершение в намеченное время.

В терминологии Microsoft Project действия, из которых состоит проект, называются задачами. Каждая задача имеет название, длительность, дату начала и дату конца. Ключевой характеристикой задачи является ее длительность. Руководитель планирует длительность задач проекта и связывает их между собой. Исходя из этой информации, Project планирует даты начала и конца каждой работы. Самая поздняя дата окончания работы становится датой окончания проекта. Project позволяет определить четыре типа зависимостей между задачами:

· Finish-to-start – одна задача не может начаться, пока не закончится другая задача;

· Finish-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не закончится другая задача;

· Start-to-start – одна задача не может начаться, пока не начнется другая задача;

· Start-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не начнется другая задача.

Можно спланировать промежуток времени (lag) между окончанием одной задачи и началом другой, если они частично перекрываются во времени, или начало одной задачи задерживается относительно окончания другой.

Частным случаем задачи является веха. В Project веха (milestone) это задача с нулевой длительностью. С точки зрения управления проектами, веха – это одномоментное идентифицируемое событие, которое обычно сопровождается появлением и фиксацией некоторого отчуждаемого материала (документа, программы, объекта). По сути, вехи являются контрольными точками проекта.

Вехи могут быть внешними и внутренними. Внешними вехами являются такие события, которые отслеживаются заказчиком или спонсором проекта. Для внешних вех согласуются и фиксируются отчуждаемые материалы. Состав внутренних вех определяется руководителем проекта, и эти вехи служат ему для контроля за ходом выполнения проекта.

Проекты могут делиться на фазы. Например, в проектах, касающихся разработки программного продукта, можно выделить четыре фазы:

· Анализ рынка;

· Проектирование;

· Реализация;

· Внедрение или продажа.

Фазы проекта заканчиваются вехами, которые называются главными. Главные вехи обычно являются внешними. Фазы могут иметь промежуточные вехи, которые могут быть как внешними, так и внутренними.

Для выполнения задач назначаются ресурсы. Основным ресурсом являются люди, которые могут посвящать проекту часть или все рабочее время. В Project можно указать, какие ресурсы будут связаны с каждой задачей. При этом длительность задачи связана с назначенными ей ресурсами – при добавлении или уменьшении выделенных задаче ресурсов Project автоматически изменит ее длительность. Управление ресурсами в рамках Project позволяет определить загрузку персонала, стоимость выполнения отдельных задач, а значит и бюджет проекта, а также посмотреть, как изменение ресурсов может повлиять на длительность отдельных задач и ход выполнения проекта в целом.

Главную задачу руководителя проекта можно сформулировать следующим образом: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с техническим заданием».

Именно эти три показателя – время, бюджет и качество – находятся под постоянным контролем руководителя проекта. Они также являются основными ограничениями проекта.

В соответствии с общепринятыми принципами управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент переносится на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика.