Основные элементы управления проектами

В управлении проектами или отдельным проектом можно условно выделить ряд принципиально важных компонентов, краткая характеристика которых приведена ниже. Следует понимать, что соотношение между этими компонентами управления и их относительная важность существенно зависит как от условий реализации конкретного проекта, так и от его состояния.

Интегрированный подход к управлению проектами включает процессы, необходимые для того, чтобы гарантировать координацию различных элементов проекта. Интегрированный подход к управлению проектом включает в себя:

· Разработку плана проекта как совокупности непротиворечивых и корректных документов организующего характера, описывающих все стадии, элементы и аспекты проекта, а также всех исполнителей.

· Выполнение плана проекта – последовательное выполнение разработанного плана реализации проекта.

· Контроль отклонений – управления проектом с учетом влияющих на его реализацию отклонений.

Управление средой реализации проекта обеспечивает включение в проект всех необходимых аспектов для его успешного завершения:

· Учет качественного изменения проекта при его переходе от одной фазы реализации к другой.

· Разделение основного проекта на ряд более мелких, но более удобных для управления подпроектов.

· Планирование среды реализации проекта – определение структуры этой среды и всех ее компонентов (включая экологические, информационные, рекламные, взаимоотношения с прессой, общественностью и т. д.) как основы для предстоящих в будущем решений, связанных с реализацией проекта.

· Управление средой – управление изменениями среды реализации
проекта.

Управление циклом реализации проекта имеет целью гарантировать своевременное завершение проекта и предусматривает:

· Разработку графика работ, включая определение и документирование:

– Состава работ.

– Последовательности и взаимосвязи выполнения работ.

– Продолжительности выполнения отдельных работ и всего проекта.

– Потребности в ресурсах.

· Управление графиком работ – управление изменениями процесса реализации проекта.

Полноценное управление циклом реализации проекта, планирование работ исполнителей и связанные с ними компоненты управления (например, управление персоналом, материально-техническими и производственными ресурсами) требует, чтобы реализация проекта была бы разбита на отдельные работы и чтобы для каждой из них были бы определены даты начала и окончания, а также величина резерва времени. Такой подход к планированию рассматривают как номенклатурно-колендарный метод планирования.

При использовании этого метода планирования объемные показатели теряют роль основных рычагов управления, но продолжают оставаться важными количественными показателями и могут определяться для любых временных периодов, любого состава исполнителей, как в виде прогноза (плана), так и в виде отчетных данных.

Управление финансами включает в себя процессы, необходимые для обеспечения проекта финансовыми ресурсами. Обычноэто требует:

· Оценки финансовой состоятельности проекта (определения количественных показателей, определяющих сводные оценки экономической эффективности реализации проекта).

· Разработки финансового плана проекта с определением потребности в финансовых ресурсах, источников их покрытия, а также поступления ожидаемых доходов.

· Управления финансовыми ресурсами проекта с учетом предварительного финансового плана, общего плана реализации проекта, а также возникающих отклонений от них, включая разработку и документирование необходимых решений и мероприятий.

Управление производственным персоналом необходимо для обеспечения реализации проекта нужным количеством квалифицированных специалистов, для чего требуется:

· Планировать потребность в персонале на основе графика реализации проекта с учетом квалификационной структуры персонала.

· Организовать подготовку недостающего количества квалифицированных специалистов в соответствии с потребностью вних.

· Реализовывать мероприятия по найму, увольнению персонала и т. д.

Управление производственными ресурсами включает в себя процессы, необходимые для обеспечения проекта производственными ресурсами. Это может включать в себя:

· Определение потребности в ресурсах (перечня требуемых ресурсов и количественную оценку потребности в них каждой работы проекта).

· Планирование потребности в ресурсах на основе графика реализации проекта с учетом реального количества располагаемых ресурсов.

· Управление отклонениями потребности в ресурсах от предварительного графика при реализации проекта.

Управление рисками проекта связано с выявлением таких рисков, их анализом и действиями, влияющими на связанные с проектом риски, включая:

· Выявление и документирование вероятных рисков.

· Оценивание количественных факторов, связанных с рисками в реализации проекта и их влиянием на возможные результаты проекта.

· Разработку мероприятий по предупреждению и компенсации рисков – то есть решений, позволяющих учесть, предупредить и по возможности компенсировать влияние рисков.

· Формирование правильной реакции на возникающие риски.

Управление материально-техническим обеспечением включает процессы, необходимые для материально-технического обеспечения проекта, включая:

· Планирование поставок.

· Маркетинговый анализ рынка с учетом требований проекта, формирование и документирование требований к поставщикам и контрагентам, определение потенциальных поставщиков.

· Выбор поставщиков среди предлагающих свои услуги на рынке.

· Заключение контрактов с поставщиками и управление этими контрактами.

· Завершение контрактов – завершение и формальное закрытие контрактов, включая все связанные с этим аспекты.

Несмотря на то, что каждый из перечисленных аспектов управления проектами имеет специфические особенности, методика управления для всех них имеет единую структуру и включает:

· Формирование предварительного представления о том, как должен быть реализован проект (назовем такое представление базовый план).

· Оперативный и точный учет хода и результатов работ.

· Сравнение полученных результатов с базовым планом и выявление отклонений.

· Анализ возможных решений.

· Принятие решения и его реализация.