Отслеживание хода проекта

Назначение задачам ресурсов

Определение основных вех проекта

Первая веха – подготовка к проекту – закончена. Ее нужно вставить перед задачей «Работа над проектом». Для этого необходимо выделить эту задачу и нажать клавишу INSERT. Вводится пустая строка, а все нижерасположенные задачи перенумеровываются. Ввести название задачи, которая будет вехой, и установить ее длительность равной 0. На диаграмме веха помечается специальным значком, справа от которого указывается дата (дата начала проекта).

Аналогично ввести остальные вехи:

§ «Рабочие места готовы» перед задачей «Написание текста».

§ «Готовность 60% текста» перед задачей «Редактирование текста».

§ «Текст готов к сдаче» перед задачей «Завершение проекта».

Последнюю задачу «Подведение итогов» сделаем вехой, установив ее длительность равной 0.

По умолчанию длительность задач определяется в днях. Однако можно изменить единицы измерения на часы, недели (команда Tools > Options).

Изначально необходимо создать список ресурсов. В данном примере это будут все члены авторского коллектива. Для этого нужно сменить представление в окне Project, щелкнув на ярлыке ResourceSheet (Лист ресурсов) в панели представлений или выбрать команду View > Resource Sheet. А затем в столбец ResourceName (Имя ресурсов) ввести фамилии участников проекта (Рисунок 15.3).

Ресурсы можно объединять в группы. В данном случае группы будут определяться ролями. Наименование группы, в которую входит ресурс, вводится в соответствующую ячейку столбца Group. В столбце Max. Units (Мак. Количество) можно ввести данные о том, какую часть рабочего времени будет занят каждый ресурс в проекте. Рабочее время определяется календарем данного ресурса. Календарь ресурса определяется в столбце BaseCalendar.

Определив ресурсы, можно назначать их задачам. Для этого необходимо снова вернуться в представление диаграммы Ганта, щелкнув на соответствующем ярлыке в панели представлений. Прежде чем назначать ресурсы, необходимо для всех задач сбросить флажок, который заставляет Project автоматически изменять длительность задачи при изменении выделенных для нее ресурсов (элемент списка Task Name кнопка Task Information вкладка Advanced). После того как ресурсы будут назначены, этот флажок можно снова установить.

Рисунок 15.3

Назначать ресурсы задачам можно разными способами. Самый быстрый способ следующий. Выполнить команду Tools > Resourсes > Assign Resourсes или кнопка AssignResourсes (Назначение ресурсов) на панели инструментов. Появится диалоговое окно AssignResourсes. Теперь нужно пройтись по всем задачам, выполняя ввод значений в ячейку Units (Количество) для каждого ресурса, который пользователь планирует назначить для данной задачи. Введенная величина означает процент занятости ресурса в данной задаче. Имя назначенного ресурса появляется на диаграмме справа от соответствующей задачи.

Теперь остается последнее действие: определить на диаграмме зависимости между задачами. Для этого выделите в списке задач две из них, которые связаны между собой, и нажмите кнопку LinkTasks (Связь задач) на панели инструментов – задачи на диаграмме окажутся соединенными линиями со стрелками и сдвинутся вправо.

По умолчанию для связи задач Project использует зависимость Finish-to-start (Окончание-начало), т.е. вторая задача не начнется, пока первая не закончится. Если необходимо определить другой вид зависимости между задачами, выделите вторую задачу, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите из контекстного меню команду TaskInformatio (Сведения о задаче). Появится диалоговое окно TaskInformation (Сведения о задаче). Раскройте вкладку Predecessors (Предшественники) и введите в поле ID номер задачи, которая является предшественницей данной (Рисунок 15.4).

Если данная задача зависит от нескольких задач, их все необходимо перечислить в списке. Здесь же можно поменять тип зависимости, выбрав его из списка, и определить время перекрытия задач или задержку между ними (lag). В первом случае значение в столбце Lag (Запаздывание) должно быть отрицательным, а во втором – положительным.

Рисунок 15.4

Окно TaskInformation (Сведения о задаче) содержит много информации о задаче, которая рассредоточена по пяти вкладкам. Следует обратить внимание на характеристику, влияющую на планирование дат начала и окончания задачи. Она расположена на вкладке Advanced (Дополнительно) и определяется в полях ConstrainTask (Ограничение задачи). Два поля Type (Тип) и Date (Дата) определяют ограничения на данную задачу, например, задача должна быть закончена к определенной дате или начаться не раньше заданной даты.

Задачи, которые имеют ограничения (например, для вехи «Готовность текста 60%» можно поставить ограничение «Must Finish on 1.04.2013»), маркируются специальным значком в столбце индикации слева в таблице задач.

После того как введена информация о проекте, можно посмотреть загрузку персонала. Для управления загрузкой используются два представления: TaskUsage (Использование задач) и ResourceGraph (Диаграмма ресурсов).

Представление TaskUsage (Использование задач) в левой части содержит список задач, что и на календарном графике, только под каждой задачей размещаются строчки для ресурсов, которые ей выделены. Столбец Work (Трудозатраты) указывает время занятости ресурса задачей. Это время рассчитывается исходя из календаря, длительности задачи и процента загрузки. Основное назначение этого представления – уточнить и оценить затраты на выполнение каждой задачи и оптимального распределения ресурсов между ними (Рисунок15.5).

Рисунок 15.5

Второе представление, в котором просматривается загрузка ресурсов, это диаграмма ресурсов ResourceGraph (График ресурсов). На этой диаграмме можно проследить динамику загрузки каждого ресурса на протяжении всего проекта (Рисунок15.6).

Рисунок 15.6

Столбцы диаграммы отображают суммарную загрузку ресурса по всем задачам проекта на каждый день. Впрочем, масштаб временной шкалы на диаграмме может быть изменен. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале и выбрать из контекстного меню команду Timescale (Шкала времени) или выполнить команду Format > Timescale. Диалоговое окно Timescale имеет две аналогичные группы полей: левая группа (Majorscale) используется для определения верхней шкалы, а правая (Minorscale) – для нижней шкалы. По умолчанию цена деления верхней шкалы – неделя, и на шкале отображается дата первого дня недели, цена деления нижней шкалы – день, и на шкале отображаются первые буквы дней недели. Изменяя параметры в этих полях, пользователь в нижней части окна может наблюдать, как изменяется временная шкала, и добиться нужного представления.

Щелкнув правой кнопкой мыши в левой части представления ResourceGraph (График ресурсов) и выбрав команду ResourceInformation, можно открыть диалоговое окно, на вкладках которого отображается основная информация о данном ресурсе, которая введена в проект. Чтобы перейти к следующему или предыдущему ресурсу, необходимо воспользоваться либо контекстным меню, либо кнопками навигации в левой части представления.

После того как составлен календарный план-график и распределены ресурсы, этот план можно сохранить как базовый. Именно с ним можно сравнивать реальный ход выполнения проекта. Для того чтобы сохранить план как базовый, необходимо выполнить команду Tools > Tracking > Save baseline.

В качестве базового плана можно сохранить как проект в целом, так и отдельные задачи. Переключатели в диалоговом окне Savebaseline позволяют выбрать нужный вариант.

Чтобы контролировать ход проекта, необходимо вводить в проект данные о фактических сроках выполнения задач и сравнивать с запланированными.

Во-первых, можно вводить данные о том, какая часть задачи выполнена (в процентах). Это можно делать двумя способами. Первый способ – графический. Необходимо просто подвести курсор мыши к левому концу полосы, обозначающей задачу на диаграмме, при этом форма курсора изменится, появится значок «%». Затем нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо, наблюдая за табло, на котором меняются даты. Когда на табло появится нужная дата, например текущая, нужно отпустить кнопку мыши. Project отмечает выполненную часть работы на диаграмме в виде черной линии, проведенной вдоль полосы задачи, и вычисляет процент выполненной работы. Такой способ удобен, если задача имеет большую длительность.

Если задача короткая, обычно просто нужно отметить, когда она завершена. Это проще всего сделать в окне TaskInformation. Окно можно открыть, дважды щелкнув левой кнопкой мыши на имени задачи. На вкладке General (Общие) необходимо ввести в поле PercentComplete число 100 и закрыть окно. Черная линия будет проведена по всей полосе задачи. Все завершенные задачи помечаются специальным значком в столбце индикации.

Изменения, которые необходимо ввести в проект, могут касаться смещения сроков выполнения задач. Допустим для примера, что авторский коллектив не смог вовремя получить работоспособную версию целевого ПО. Она была установлена на рабочие места на неделю позже, не 11 ноября, как планировалось, а 18 ноября. Чтобы внести изменения, необходимо сдвинуть вправо границу между табличной и прокручиваемой частями диаграммы Ганта, чтобы видно было поле Start. Измените значение этого поля для задачи «Установка работоспособной версии целевого ПО». Появляется диалоговое окно PlanningWizard, в котором выдается предупреждение, что с данной задачей связана другая задача, и введенное в план изменение повлияет на нее.

Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов дальнейших действий:

§ Внести в план введенные изменения и удалить связь между задачами

§ Внести в план введенные изменения и соответственно перепланировать связанную задачу

§ Отменить внесенные изменения

Если выбрать второй вариант, пользователь увидит, что на диаграмме сдвинулись не только сроки выполнения данной задачи, но и веха «Подготовка завершена», и дата начала задачи «Написание текста».

Все изменения в задачи проекта удобно также вносить в диалоговое окно UpdateTasks, которое можно открыть командой Tools > Tracking > Update Tasks. Вводя значения в поля этого окна, можно изменить реальную длительность задачи, процент ее завершения, начальную и конечную даты.

Чтобы эти изменения стали еще нагляднее, необходимо сменить представление. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке TrackingGantt в панели представлений. Появится окно, которое похоже на представление диаграммы Ганта, но на диаграмме отображаются сразу два плана: базовый и фактический. Сверху синими полосками изображается фактический план-график, а снизу – серыми полосками – базовый план. Очень хорошо заметны отклонения фактического графика работ от базового.