Рис. 10.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
Рис. 10.2. Схема последовательности работы при журнально-ордерной форме учета
Условные обозначения
запись
сверка
Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.
Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.
Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединенно, в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один – для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой – для отражения показателей аналитического учета.
|
|
Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно связанные между собой. Поэтому некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета обладает рядом преимуществ по сравнению с мемориально-ордерной:
1) данные первичных документов накапливаются и систематизируются в самих учетных регистрах, в связи с чем составлять мемориальные ордера не нужно;
2) хронологическая и систематическая регистрация совмещены и, следовательно, регистрационный журнал оказывается лишним;
3) аналитический и синтетический учет, как правило, объединены в единой системе записей, чем устраняется необходимость ведения аналитических счетов и составления по ним оборотных ведомостей;
4) журналы-ордера построены с учетом типовой корреспонденции счетов и показателей периодической отчетности, что облегчает группировку первичных документов и получение данных для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.
|
|
К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
Предприятия, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут его в зависимости от отраслевой принадлежности с применением регистров согласно перечню типовых форм, приведенному в приложении 2 к письму Минфина России от 24.07.92 № 59 (приложение 1).
Организации могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Организации, применяющие единую журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, могут группировать счета по отражению отдельных хозяйственных операций следующим образом:
Таблица 5
Раздел | Наименование счета | Номер счета | Группируемые счета |
Внеоборотные активы | Основные средства | 01, 03, 04 | |
Амортизация основных средств | 02, 05 | ||
Вложения во внеоборотные активы | 08, 07 | ||
Производственные | Материалы | 10, 11, 15, 16 | |
запасы | Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям | ||
Затраты на производство | Основное производство | 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 97 | |
Готовая продукция и товары | Товары | 40, 41, 42, 43, 45 | |
Денежные средства | Касса | ||
Расчетные счета | |||
Валютные счета | |||
Специальные счета в банках | 55, 57 | ||
Финансовые вложения | |||
Расчеты с поставщиками и подрядчиками | |||
Расчеты по налогам и сборам | 68, 69 | ||
Расчеты по краткосрочным кредитам и займам | 66, 67, 86 | ||
Расчеты по оплате труда | |||
Расчеты с разными кредиторами и дебиторами | 62, 71, 73, 75, 76, 79 | ||
Уставный капитал | |||
Добавочный капитал | 82, 83, 98 | ||
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) | |||
Финансовые | Продажи | 90, 91 | |
результаты | Недостачи и потери от порчи ценностей | ||
Прибыли и убытки | 99, 91 |
Инструкции по применению единых журнально-ордерных форм счетоводства для предприятий и хозяйственных организаций используются организациями при ведении регистров по тем разделам, которые отражают порядок учета их имущества, средств в расчетах и обязательств на счетах бухгалтерского учета согласно Плану счетов и Инструкции по его применению.
Машинно-ориентированные формы бухгалтерского учета. В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными и проблемно-ориентированными мини-ЭВМ – компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации 9диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).
В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации – ЭВМ – машинограммы выходной информации.
Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 10.3.
Отличительной особенностью разработанных машинно-ориентированных форм бухгалтерского учета является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.
В настоящее время создан рынок программ автоматизации бухгалтерского учета с использованием ПЭВМ (их число превышает 40 единиц). Во всех программах предусматривается составление на компьютере бухгалтерских проводок.
|
|
На ПЭВМ изготавливают машинограмму по каждому аналитическому счету к соответствующему счету синтетического учета. Этот регистр может иметь следующее содержание: входящее сальдо, оборот по дебету (или кредиту), на основании отдельного документа (сальдо). Новое сальдо выводится после каждой операции. По окончании месяца подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту аналитического счета. А также устанавливают конечное сальдо.
с поставщиком «А» (в руб.)
Дата | Номер проводки | Корреспондирующий счет | Дебет | Кредит | Сальдо | Текст | |
01.12.01 | 657612020 | - | 657612020 | - | |||
913 | 510021 | 2369104000 | 3026716020 | Оплачено | |||
04.12.01 | 2469 | 10801 | 2369104000 | 657612020 | Оприходовано | ||
И т.д. | |||||||
23338087880 | 23995699900 | 657812020 | |||||
Итого за период | 23995699900 | 23995699900 | - |
В приведенной выписке из машинограммы показано дебетовое сальдо на 01.12 в сумме 657 612 020 руб., оплата с расчетного счета 2 369 104 000 руб. (в этот же день) и приход материалов 04.12 в сумме 2 369 104 000 руб.
Счета Главной книги печатаются по вертикальному принципу. Это означает, что по каждому счету первого порядка (при необходимости и по субсчетам) обороты по дебету и кредиту приводятся сверху вниз с указанием корреспондирующих счетов. Коды счетов чаще всего строятся следующим образом: первые два знака означают шифр синтетического счета, четыре последних отводятся для аналитических показателей. При операциях с иностранной валютой перед шифром синтетического счета обычно печатают условную цифру.
Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:
механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;
высокую точность учетных данных;
оперативность данных учета;
повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;
|
|
увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
Формы бухгалтерского учета для организаций