Загрузка табличного процессора

Начинается работа с табличным процессором с его загрузки. Чтобы загрузить Microsoft Excel необходимо воспользоваться кнопкой Пуск и последующим выбором Microsoft Excel в меню Программы. Можно также щелкнуть на значке Microsoft Excel Панели Microsoft Office.

В результате загрузки на экране появляется рабочее окно Microsoft Excel, имеющее типичную для приложений Windows структуру (вверху располагается строка главного меню, строка Стандартной панели инструментов, строка панель инструментов Форматирования).

Рабочее поле табличного процессора представляет собой типичную таблицу, имеющую нумерованные строки (1, 2, 3...) и именованные столбцы (А, В, С,...), в одном из которых размещается табличный курсор в виде очерченного прямоугольника.

В нижней части окна Excel располагаются ярлычки листов (информация в Excel размещается на листах, объединяемых в книги). Самая нижняя строка окна Excel - строка состояния, особенностью которой является наличие поля автовычислений, в котором показывается результат выполнения некоторой функции (по умолчанию - суммирования).

Создание и редактирование электронных таблиц

Основным понятием электронной таблицы является адрес ячейки. Обычное обозначение ячейки, составленное из имени столбца и номера строки (А5, В7, С4 и т.д.), называется относительным адресом (или просто адресом). При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах, вводимых в ячейки. Это обеспечивает неоценимые удобства для автоматизации ввода информации в Excel. В то же время, иногда это служит источником ошибок - когда такая переадресация нежелательна. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, ей назначают абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед именем столбца и (или) перед номером строки знак доллара "$". Например, в адресе $В7 не будет меняться имя столбца, в адресе C$3 - номер строки, а в адресе $F$12 не изменится ни имя столбца, ни номер строки.

Excel дает возможность ссылаться не только на отдельную ячейку (ее адрес), но и на группу смежных ячеек в строках или столбцах. Такая группа называется диапазоном. Диапазон могут образовывать смежные ячейки строки, смежные ячейки столбца или группа смежных ячеек, образующих прямоугольную область (блок). Ссылка на диапазон состоит из адресов ячеек начала и конца диапазона, разделенных двоеточием, Так, например, ссылка А1:А17 означает включение в диапазон всех ячеек столбца А с 1 по 17 строку включительно, а ссылка D1:F1 - всех ячеек первой строки, начиная со столбца D и заканчивая столбцом F. Ссылка B3:G7 означает, что в диапазон включен прямоугольный блок. у которого левый верхний угол имеет адрес ВЗ, правый нижний (противоположный по диагонали прямоугольного блока) - G7.

Допускается ссылка и на объединение (группу) диапазонов - в этом случае ссылки на диапазоны, включаемые в группу, должны быть разделены запятыми. Например, запись (A6:D7,H4:K8) соответствует объединению в группу двух диапазонов - A6:D7 и Н4:К8. Если необходимо использовать ссылку на пересечение диапазонов (то есть сослаться на общие ячейки диапазонов), то в этой ссылке диапазоны, содержащие общие ячейки, должны быть разделены пробелом. Так, запись (A1:D3 C2:F5) означает, что ссылаются на диапазон ячеек C2:D3, являющийся пересечением диапазонов A1:D3 и C2:F5. Ссылки могут применяться вместе с числами, математическими операциями и функциями.

В Excel допускается способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Для присвоения имени необходимо в меню Вставка активизировать команду Имя, а затем подкоманду Присвоить... и в появившемся диалоговом окне Присвоить имя набрать необходимое имя в текстовом поле диалогового окна. Выделенной ячейке в этом случае будет присвоено выбранное имя, которое в дальнейшем может использоваться во всех вычислениях (формулах, функциях) вместо адреса этой поименованной ячейки. Созданное имя может быть с помощью той же команды удалено. Подкомандой Создать... команды Имя можно создать имя ячейки из заголовков соседних строк и столбцов. Для этого нужно выделить диапазон, содержащий ячейки, которым следует присвоить имена, и ячейки, имеющие текстовые значения. В появившемся диалоговом окне следует отметить флажками расположение заголовков, из которых следует создать имена.

Следует иметь в виду, что при вводе в рабочую область Excel ссылок следует использовать латинский алфавит (как строчные, так и прописные буквы и их комбинации). Если же будут использованы русские буквы, то Excel воспринимает это как ошибку.

Ввод информации в ячейки электронной таблицы

При работе с электронными таблицами информация в них вносится в единицу времени только в активную ячейку (в которой находится курсор процессора). Для превращения ячейки в активную достаточно поместить в нее указатель мыши (в виде белого крестика) и щелкнуть левой кнопкой. Перемещение по таблице осуществляется дискретно (от одной ячейки к другой) с помощью известных клавиш клавиатуры, служащих для управления курсором.

Вводимая информация отражается как в самой ячейке, так и в строке формул, которая размещается над строкой заголовков столбцов А,В,С,.... В строке формул отображаются формулы, содержащиеся в активной ячейке (в самой ячейке на рабочем поле отражается числовой результат расчета по этой формуле). Имя активной ячейки отражается в специальном текстовом поле в левой части строки формул. Если после выделения ячейки щелкнуть на строке формул (справа от вертикальной черты), то в этой строке появляется мерцающий текстовый курсор, и здесь можно осуществлять ввод, пользуясь обычными приемами ввода и редактирования. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в активной (текущей) ячейке.

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и знаком равенства

1. Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекращается, и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются.
2. Если щелкнуть на кнопке с зеленой галочкой, то данные из строки формул будут перенесены в ячейку таблицы.
3. Если щелкнуть на кнопке со знаком равенства, то Excel автоматически откроет окошко для редактирования формулы.

Есть еще одна полезная кнопка - это кнопка со значком fx. Если щелкнуть на кнопке со значком fx, то на экране появится диалоговое окно Мастера функций, предлагающее возможность выбора и ввода функций.

После завершения ввода данных необходимо зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:

• нажать клавишу Enter;
• щелкнуть на кнопке с галочкой в левой части строки формул;
• щелкнуть мышкой на другой ячейке.

Для ввода новых данных или для исправления старых данных можно не очищать предварительно ячейку - можно, сделав ее активной, просто начать набор новых данных в текущей ячейке. При этом ячейка очищается от старой информации, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.

При вводе информации в ячейки следует различать четыре типа данных:

• числовые значения (например, числа 11; 15,456; $43.45; 33%);
• текстовые значения (например, слова Итого, Сводная ведомость, 1-й квартал), Даты и время суток (например, Янв-99, 1/12/98 или 1:00 РМ);
• примечания (для себя или других пользователей - например, Это перспективный объект, Можно также сделать записанную с микрофона звуковую вставку-примечание);
• формулы (например, = В7*2,456 или =СУММ(ВЗ:В7)).

Каждый тип данных имеет свои особые характеристики формата - это означает, что Excel хранит и выводит на экран элементы каждого типа по-разному.