Подготовка к проведению коммерческих переговоров

В организации проведения коммерческих переговоров можно выделить три стадии: начальную, предварительную и основную. На начальной стадии набрасывается контур предстоящих переговоров, и оговариваются техничес­кие условия их проведения. На предварительной стадии определяются конкретные участники. Результатом основной стадии переговоров является заключение контракта между контрагентами.

Переговоры могут быть плановыми и незапланированными, но в любом случае требуют тщательной подготовки. Поэтому при определении времени и места их проведения надо учитывать и время, необходимое для подго­товки.

Обычно до начала самих переговоров составляют и согласовывают с функциональными отделами проекты протоколов, соглашений и контрак­тов; изучают всю предшествующую деловую переписку с партнером; согласовывают с партнером возможные пути решения претензий и разногласий; изучают состояние фирм, которые будут участвовать в переговорах; анализируют и рассчитывают мировые цены или утверждают базы договорных цен; подготавливают программу пребывания представителей фирмы в стра­не экспортера с посещением заводов-производителей товара и проведени­ем культурных мероприятий.

Перед сложными переговорами проводятся конъюнктурные совещания, на которых предварительно согласовываются: уровень цен (с отделом конъюнктуры и цен); выбор валют, видов платежей, условий кредитов и взаимных расчетов (с валютно-финансовым отделом); правовые вопросы защиты интересов (с юридическим отделом), а также вопросы, касающиеся бухгалтерии и отдела транспорта.

При планировании времени переговоров следует предусмотреть завтрак, если завершение переговоров планируется в середине дня, или обед, если переговоры завершатся после 18 часов.

Прием делегации требует от хозяев подготовки программы, бронирования мест в гостинице, обеспечения средств транспорта, подготовки помещения для переговоров, разработки плана визитов, экскурсий и ряда других проблем, совокупность которых и относится к ведению протокольных служб принимающих организаций.

Уровень делегации определяет, и объем подготовительных работ. Не всегда необходимо составлять подробную стандартную программу, достаточно просто перечислить организационные мероприятия.

Подготовка программы — вопрос, на котором следует остановиться подробнее. В самом общем виде программа приема делегаций должна учитывать следующие моменты:

1. Организация переговоров.

2. Подписание итогового документа.

3. Экскурсии на предприятия.

4. Официальные визиты,

5. Протокольные мероприятия (приемы).

6. Посещение музеев, выставок, театров.

7. Организация пресс-конференций.

При разработке программы необходимо также запланировать один свободный вечер для принимаемой делегации: гости часто используют его для организации ответной встречи.

Кроме того, в программе каждого дня целесообразно оставлять свободное время для второго завтрака, короткого отдыха и личных дел (например, покупки сувениров).

Детальная разработка программы— основная задача протокольной службы. Принимающая сторона должна разработать две программы — общую и подробную. Первая включает лишь общую информацию и предназначается для гостей. Подробная программа включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и ор­ганизаций.

Практика составления программ пребывания делегаций позволяет сде­лать следующие общие рекомендации:

1. Принимающая сторона при разработке программы основное внима­ние уделяет проблеме, находящейся в центре обсуждения. Отводится время, однако, и развлекательно-ознакомительным мероприятиям.

2. Делегации, прибывающие с краткосрочным визитом (2-3 дня), лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая субботы и воскре­сенья.

3. Теплая встреча и прощание — важный элемент во взаимоотношениях между людьми, поэтому их сердечный и искренний характер немало­важен для создания дружеской атмосферы в процессе работы. Глава принимающей делегации непременно участвует во встрече и проводах, а его ранг и должность соответствуют рангу и должности главы принимаемой делегации. Для встречи глава принимающей де­легации обычно прибывает в сопровождении 2-3 сотрудников. Одеж­да повседневная.

4. Если глава принимаемой делегации прибывает с супругой, глава при­нимающей делегации тоже должен явиться с супругой. Она принима­ет участие в некоторых протокольных мероприятиях (театральные представления, экскурсии, приемы).

Встречая делегацию в аэропорту, глава принимающей делегации обязан вручить цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибыв­шим вместе с членами делегации.