Личное письмо

Основные формы деловых контактов

Организация деловых контактов с иностранными партнерами

Деловые беседы с представителями иностранных фирм и деловыми людьми занимают ведущее место в деятельности каждого работника внешнеэкономического ведомства. Ничто не может заменить хорошо подготовленной и проведенной высококвалифицированным специалистом личной встречи с иностранными контрагентами. Таким образом, первое условие — широкая эрудиция, безупречная воспитанность, а также тщательная про­фессиональная подготовка к проведению встречи как по сути предлагае­мых для обсуждения вопросов, так и с точки зрения ее организации.

Все деловые переговоры проводятся только с разрешения, а, как правило, по прямому указанию руководства. Целями таких переговоров может быть следующее: заключение экспортных и импортных контрактов; заключение соглашений с посредниками, содействующими осуществлению внешнеэкономических операций; согласование и подписание протоколов, соглашений и хозяйственных договоров о сотрудничестве; рассмотрение и урегулирование претензий и разногласий, возникающих в связи с выполнением обязательств по соглашениям и контрактам.

В практике переписки с иностранными посольствами, торговыми представительствами, торговыми делегациями, фирмами и отдельными предпринимателями наиболее распространены следующие виды документов.

Наиболее распространенный документ в практике деловой переписки МВЭС. В нем излагаются текущие вопросы самого разного характера. Личное письмо составляется в первом лице от имени, подписавшего его ответственного работника. Оно печатается на бланке объединения.

В правом верхнем углу ставятся название города, откуда отправляется документ, и дата отправления. Текст начинается с обращения к адресату по должности или по фамилии ("Уважаемый господин А") и заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения лицу, которому адресовано письмо. Комплименты различны, в зависимости от должностного положения адресата. В практике МВЭС более всего распространены комплименты "С уважением" или "С глубоким уважением".

В левом нижнем углу первой страницы письма, независимо от общего количества страниц, пишется адрес, фамилия и инициалы адресата, полное название его должности и название города, причем все с новой строки, a первое слово в строке — с заглавной буквы. Под текстом письма стоит подпись лица, от имени которого оно направляется.

Личное письмо по своей форме не отличается от личной ноты, которая распространена в дипломатической переписке. Различие в содержании. Если личное письмо пишется по поводу текущих дел самого различного характера, то личная нота составляется по вопросам наиболее важным и принципиальным.

Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписывающим ее.