Проектирование экранных форм электронных документов

Использование унифицированных форм документов не решает всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных. По статистике более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм - дорогостоящее дело (в мире в год – 50 млрд. дол).

Уменьшение потока бумажных форм на предприятиях возможно следующими способами:

· переход от бумажных форм документов к электронным;

· применение эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с полями, оставленными для заполнения пользователем.

Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Достоинства электронных форм:

· легко поддаются модификации (с помощью графических инструментов проектирования форм)

· включают интеллектуальные элементы, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников

Недостаток электронных документов:

· неполная юридическая проработка процесса подписи формы, т.е. использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

1. создание структуры ЭД, которое заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств;
2. определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

• иметь хороший обзор;
• не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков;
• каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;
• должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;
• продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;
• текущее время и дата должны проставляться автоматически;
• общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;
• цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;
• цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть макета помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

• производить откат на одно поле назад;
• отказываться от ввода;
• производить загрузку введенной записи в базу данных;
• выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их исправления.