Персональные приглашения

Планирование времени начала пресс-конференции

Наличие средств связи

Сценарии пресс-конференции

Подборка иллюстративных материалов

Готовности к детальному обсуждению новости

Второй главный фактор в подготовке пресс-конференции -ваша действительная готовность предложить прессе деталь­ное обсуждение этой новости с представителями вашей фир­мы.

Обязательное условие для любой пресс-конференции: обшир­ная подборка полезных и интересных материалов.

Справки должны быть простыми, но снабжены необходи­мыми фактами. Подборка должна давать четкое представле­ние о существе вопроса с тем, чтобы даже те журналисты, ко­торым не удалось ухватить суть вопроса в ходе самой пресс-конференции, могли потом разобраться в нем. Не забывайте прилагать таблицы, графики и фотографии, где это возможно.

Рекомендуется перед пресс-конференцией провести се репети­цию. Каждое сообщение должно быть коротким - не более 10 мин. 20 мин. - это абсолютный максимум. Общая продолжи­тельность сообщений до начала ответов на вопросы не долж­на превышать 30 мин. Сообщение, сопровождаемое интерес­ными наглядными материалами, помогает удержать внимание аудитории. Для этого полезно использовать фотографии, ви­деозаписи, рисунки, графики, диаграммы и таблицы.

Полезно продумать наличие таких средств связи, как телефон, факс и персональный компьютер в месте проведения пресс-конференции для того, чтобы помочь журналистам в кратчай­шие сроки передать репортажи своим редакторам.

Лучшее время для начала пресс-конференции - утро (10 или 11 ч). Это позволит представителям прессы своевременно най­ти место ее проведения, а также направить репортаж своему редактору по факсу или надиктовать его по телефону еще в самом начале второй половины дня. Старайтесь не устраи­вать пресс-конференции по пятницам, так как субботние га­зеты предприниматели читают меньше. До направления при­глашений проверьте, не совпадает ли выбранная вами дата с другой крупной пресс-конференцией. Это особенно важно при проведении пресс-конференций на торговых ярмарках.

Наилучший вариант, если бы вы смогли пригласить на свою пресс-конференцию журналистов из «списка двадцати». В этом случае обязательно нужны персональные приглашения. Очень полезны и персональные приглашения на имя главных редак­торов газет и телерадиокомпаний. Это подчеркивает ваше уважительное отношение к представителям средств массовой информации. Если вы приглашаете более одного журналиста от каждого издания, укажите это в приглашении. Журналис­ты сами договорятся, кто будет присутствовать.

Перед самым началом пресс-конференции полезно обзво­нить редакции с напоминанием о конференции и для уточне­ния списка журналистов, планирующих быть на ней.

Отметим практические приемы по проведению самой пресс-конференции:

для предотвращения неплановых вопросов, прерывающих официальные сообщения, в самом начале объявите, что после завершения у участников пресс-конференции будет столько то времени для вопросов;

с началом пресс-конференции незамедлительно переходи­тек ее теме.

И, наконец, не проводите пресс-конференцию, если вынеготовы отвечать на вопросы. Вместо этого разошлите пресс-релизы. Помните, что вы просите журналистов занять несколь­ко часов их времени для участия в вашей пресс-конференции. Она должна того стоить.

Некоторой альтернативой пресс-конференциям являются брифинги для прессы. Рассмотрим их подготовку и проведе­ние.