Основные положения по документированию управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных но­сителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Доку­ментирование осуществляется на естественном языке (рукопис­ные, машинописные документы, в том числе телеграммы, теле­фонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспе­чивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Система документации. В деятельности любого уп­равленческого аппарата реализуются определенные уп­равленческие функции. Часть из них являются типо­выми, присущими любому управленческому аппарату, например планирование деятельности, организация си­стемы управления, учет и отчетность, кадровое обеспе­чение и др. В пределах отдельных организаций наряду с типовыми большую часть документов могут состав­лять специфичные, т. е. документирующие определен­ную отрасль деятельности. Например, в пенсионных фондах это документы по расчету и начислению пен­сий, в вузах, других учебных заведениях — по органи­зации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы — налоговая документация и т. д.

В соответствии с этими функциями исторически формируется комплекс документов, составляющий систему документации. Система документации — это "совокупность документов, взаимосвязанных по при­знакам происхождения, назначения, вида, сферы де­ятельности, единых требований по их оформлению" [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 2.].

Система документации – категория объективная, ее формирование и применение в управленческой документации определяется историческим периодом в жизни государства и общества. Например, система плановой документации в советский период при жест­ком централизованном управлении» в настоящее время характеризуются принципиальными отличиями по составу применяемых документов, их подготовке, применению.

Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводятся на осно­ве использования документов, относящихся к различ­ным системам документации. В делопроизводстве раз­личных организаций соотношение документов из раз­личных систем документации будет неодинаковым, т. к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управле­ния и ряда других причин. Но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительскую, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют сис­тему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение, именно они составля­ют основную часть документации, с которой работает делопроизводственная служба.

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, изда­ющих одинаковые по форуме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышесто­ящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими органи­зациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основа­нии записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (тек­стов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если род заседания стенографируется, текст стенограммы расшифро­вывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, прав­ла и др. Проект управленческого документа должен быть согласо­ван с исполнителями (авторами текста), руководителями заинте­ресованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

· с отраслевыми, функциональными, территориальными подраз­делениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

· с работниками, ответственными за разрешение функциональ­ных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

· с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бух­галтером);

· с юридической службой;

· со службой документационного обеспечения;

· с заместителем председателя коллегиального органа или замес­тителем руководителя организации, ведающими вопросами, со­держащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

· с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда со­держание документа затрагивает их непосредственные интересы;

· с организациями и научно-производственными объединения­ми, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа

· с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

· с вышестоящими органами общей или отраслевой компетен­ции в случаях, когда законодательством предусматривается воз­можность совершения управленческих действий только с разре­шения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается ру­ководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распре­делении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-мате­риальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Со­вместные документы нескольких организаций подписывают руко­водители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов под­писываются председателем и секретарем. Распоряжения, издавае­мые руководителем коллегиального органа в единоначальном по­рядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указа­ний или распоряжений может предоставляться заместителю руко­водителя, главному инженеру, руководителям структурных под­разделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подго­товку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы ин­формационного, справочного или аналитического характера мо­гут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них воп­росы не выходят за пределы его прав и компетенции, установлен­ных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополня­ющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложе­ниях, дополняющих или поясняющих содержание другого доку­мента, в правом верхнем углу печатают:

Приложение

к........................................

(указывается документ)

от _______ № ____

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложе­ний должны соответствовать требованиям унифицированной сис­темы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели доку­ментов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель под­писывается ответственным за его составление и утверждается ру­ководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него измене­ний осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.