Сущность систем электронного документооборота

Прежде всего, необходимо отметить, что документооборот является составной частью системы управления предприятием, документопотоки отображают все управленческие действия и решения. Управленческие решения принимаются, основываясь на операциях сбора, обработки и анализа информации. Качество управленческих решений напрямую зависит от достоверности, оперативности и своевременности информации. В системе управления предприятия основным способом представления информации является документ. Таким образом, можно сказать, что документ является средством принятия управленческих решений.

Рациональная организация документооборота способствует повышению эффективности управленческой деятельности, уменьшению затрат на обработку документов. Для того чтобы эффективно управлять предприятием, необходимо четко понимать различия между делопроизводством и документооборотом.

В частности, делопроизводство - комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. А документооборот - это движение документов в рамках ДОУ. Иначе говоря. ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Основными задачами делопроизводства являются:

•Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);

•Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);

• Систематизация архива документов.

На движение документов непосредственно влияют деловые процессы предприятия. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях предприятия. В процессе создания документа часто участвуют различные исполнители.

Важной функцией системы управления документооборотом является контроль исполнения, который включает постановку документа на контроль, проверка своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Развитие и совершенствование информационных технологий не могли не затронуть такой важный вид управленческой деятельности как организация и управление д окументооборотом на предприятии. Практический опыт ручной обработки информации показывает, что система документооборота предприятия сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них. частое дублирование одних и тех же показателей в различных документах. Проблемы ручной обработки информации, в конечном счете, привели к необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.

В настоящее системы электронного документооборота (СЭД) реализованы или в качестве отдельных информационных систем управления документооборотом (ИСУД) или в качестве подсистемы в составе интегрированной системы управления предприятием (ИСУП). ИСУД позволяют решать задачи документационного обеспечения и управления эффективно и с наименьшими затратами.

Если сравнить с традиционными принципами делопроизводства, то ИСУД обладают следующими удобными функциональными возможностями:

• Развитые средства поиска по тексту документа, гибкий язык запросов:

• Система хранения и манипулирования документами:

• Возможность опубликования документа в компьютерной сети:

• Использование цифровой подписи:

• Организация групповой работы над документом.

Для автоматизации делопроизводства используются следующие новейшие информационные технологии: системы управления базами данных, системы поиска документов и анализа текстов, системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных), среду клиент-сервер, Интернет.

ИСУД позволяет организовать электронный документооборот по установленным в системе управления предприятием правилам делопроизводства. То есть электронный документооборот - это не просто пересылка файлов с компьютера на компьютер, а поэтапное, регламентированное движение документов на предприятии. Необходимо отметить, что ИСУД позволяет создавать схемы документооборота и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.