2015-01-30
20855
· Система управления организацией, её функции, элементы.
· Субъекты и объекты управления (организационной деятельности), условия их взаимодействия
· Признаки эффективности системы управления организацией
· Организационная структура управления
· Факторы, влияющие на организационную структуру управления
Для того, чтобы организация была устойчивой, жизнеспособной, могла успешно функционировать и развиваться, она должна обладать управляющим элементом (системой управления), осуществляющим объединение (интеграцию) и координацию отдельных частей для достижения целей организации, их коррекцию на основе обратной связи. Речь идет об управлении организацией. Управление нужно для того, чтобы обеспечить целенаправленную, согласованную, скоординированную, то есть организованную деятельность людей. Под управлением в широком смысле понимается руководство системами различной природы для достижения поставленных целей.
Система управления вырабатывает, принимает, доводит до исполнителей (управляемого объекта) управленческие решения, обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру, возглавляемую центральным звеном, в качестве которого может выступать или первый руководитель, или коллегиальный орган, например, совет директоров.
Система управления в организации выполняет три основные функции:
- управление текущей деятельностью;
- управление взаимодействием со средой;
- управление развитием.
Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие элементы:
- органы управления – должности, управленческие подразделения, совокупность которых может быть охарактеризована как субъект управления;
- коммуникационные каналы, через которые осуществляется управленческое взаимодействие;
- набор целей, методов, технологий, процедур, предписаний, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий;
- правовую инфраструктуру (совокупность норм, правил, полномочий);
- процесс управления (коммуникации, разработка, принятие и реализация управленческих решений);
- технические условия.
Определенное соотношение органов управления, связанных между собой коммуникационными каналами, образует организационную структуру управления, а совокупность методов, технологий, процедур – механизм управления.
Систему управления тоже необходимо организовывать. Система управления считается организованной, если определены её границы, состав элементов, структура, схема взаимодействия и функции каждого элемента.
Принципами построения системы управления организацией являются:
- соответствие её целям;
- сопряженность (соответствие) функций и полномочий субъектов управленческой деятельности;
- ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;
- гибкость и адаптивность;
- обеспечение эффективного контроля.
Система управления характеризуется:
- техническим оснащением;
- составом, соподчиненностью, способом взаимодействия, информационной нагрузкой элементов;
- степенью централизации и децентрализации полномочий;
- характером связей;
- уровнем специализации и регламентации функций;
- стабильностью или изменчивостью поведения;
- открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью к внешним влияниям).
Система управления не стоит на месте, она находится в постоянном развитии, которое бывает экстенсивным (происходит путем увеличения числа субъектов, связей между ними и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур, автоматизации и компьютеризации управленческой деятельности).
Система управления состоит из двух главных подсистем (рис. 1): управляющей и управляемой. Управляющую подсистему называют субъектом управления, а управляемую – объектом. Каждая из этих подсистем имеет определенную самостоятельность и собственное предназначение.
| Управляющая подсистема, субъект управления: совокупность органов управления – должностей, подразделений | ||||
| Управляемая подсистема, управляемый объект: отдельная личность (подчиненный), группа людей, подразделение, организация в целом, процесс, отношения | ||||
Рис. 1. Подсистемы системы управления
Субъект управления – это управляющая подсистема в системе управления или отдельный её элемент. Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности (совокупности должностей), образующих подразделение управления (управленческий аппарат). Субъект – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение (лицо – понятие собирательное, это может быть не только один человек, но и группа, коллектив организации).
Объект управления представляет собой все те (обычно неуправленческие) элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие. Это управляемая подсистема, то, что подвергается управлению со стороны субъекта. Другими словами, это приемник и исполнитель управляющего воздействия, представленного в виде набора функций или задач. В роли объекта может выступать организация, подразделение, человек, машина, процесс. Состояние объекта управления зависит от управляющих воздействий со стороны субъекта управления.
Связи объединяют субъект и объект в единое целое. По каналам связи происходит движение информации, питающей все подсистемы и обеспечивающей достижение поставленных целей.
Понятия «субъект» и «объект» являются относительными, а не абсолютными. В зависимости от возложенных функциональных обязанностей члены организации могут быть как субъектами, так и объектами организационной деятельности. Это зависит от роли членов коллектива в разработке и принятии управленческих решений. Необходимо отметить, что один и тот же человек может быть одновременно и субъектом (по отношению к непосредственным исполнителям или к материальным объектам), и объектом (по отношению к вышестоящим должностным лицам).
Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше объекта управления, но сложность и разнообразие её выше (простые управляющие системы не в состоянии управлять сложными объектами); она более активна и динамична, чем объект. Это позволяет организации отвечать на каждое воздействие в нужный момент соответствующим противодействием, с помощью чего сохранять свою целостность и нормальный режим функционирования.
Для того, чтобы взаимодействие между субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.
Во-первых, они должны соответствовать друг другу, быть совместимыми. Это и позволит им полностью реализовать свои потенциальные возможности, избежать сбоев и накладок. Например, если человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области, в которой плохо разбирается, решения, принимаемые им, могут оказаться неэффективными, даже ошибочными, малопонятными подчиненным, что не приведет к хорошему результату. Или если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.
Во-вторых, в рамках единства субъект и объект управления должны обладать относительной самостоятельностью. Предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания всех деталей, интересов объекта, особенно в непредвиденных обстоятельствах, как правило, затруднительно. Поэтому принятые наверху решения не всегда оптимальны, и объект должен иметь право их корректировать, действовать самостоятельно по обстановке.
В-третьих, субъект и объект управления должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, определенным образом реагируя на информацию, полученную с другой стороны. Это облегчает корректировку последующих шагов, которые обеспечивают их приспособление друг к другу и к изменению внешней среды.
В-четвертых, как субъект, так и объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии (один в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другой – в своевременном и точном их исполнении). Эта взаимная заинтересованность может возникнуть в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать объективным задачам объекта управления. Ведь возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.
Перечисленные условия должны обеспечить управляемость объекта, то есть адекватную реакцию на управляющее воздействие. А реакция может быть различной. Или готовность исполнения требований, сотрудничество, или бездействие, противодействие, формальные действия.
Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие стиля управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.
В рамках системы управления между субъектом и объектом существуют самые разнообразные связи, через которые осуществляется действие механизма управления, состоящего из правил, процедур, функций, инструкций, законов.
Этот механизм должен:
- соответствовать целям и задачам объекта управления;
- учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности;
- предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия на управляемый объект;
- поддаваться контролю;
- иметь возможности для совершенствования.
Организационная деятельность – это создание или усовершенствование механизма управления организацией в соответствии с целями и задачами организационных систем, представляющих собой совокупность структуры и способов функционирования её элементов.
Применительно к социальной системе под организационной деятельностью подразумевается:
- объединение людей в группы;
- интеграция деятельности участников организации (люди работают вместе, сообща);
- интеграция целей всех членов коллектива (люди работают для достижения общей цели).
Управленческая функция «организация» входит в состав общих функций управления. Эта весьма трудоемкая функция может быть разделена на ряд подфункций управления, обеспечивающих организацию всех других общих функций управления: планирование организационной деятельности (ОД), активизация (ОД), координация (ОД), информирование об (ОД), контроль за (ОД).
Система управления должна быть эффективной. Под эффективностью системы управления в широком смысле слова понимают результативность функционирования управляемого объекта (организации, подразделения) в целом. В узком смысле слова результативность собственно управленческой деятельности в организации.
К признакам эффективности самой системы управления можно отнести:
- высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;
- невысокие расходы на содержание аппарата управления (источниками их экономии являются: устранение излишних функций, улучшение обработки информации, и др.);
- простоту, минимальное число должностей и уровней управления, снижающуюся долю административных работников в персонале организации;
- системность, единство составляющих ее звеньев при четком разграничении выполняемых ими функций;
- динамичность, адаптивность к новым внешним и внутренним условиям;
- стабильность, т. е. способность сохранять равновесие при возмущающих действиях внутренних и внешних факторов;
- рациональное сочетание централизации и деценрализации принятия решений, расширение зон самоконтроля;
- возможность ориентировать работу не на собственные нужды, а на интересы потребителя;
- деятельность в рамках законов.
Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социально-психологических особенностей участников, обеспечения оптимального размера подразделений.
Субъект управления определенным образом организован, выстроен в рамках организационной структуры. Организационная структура управления, как уже говорилось, представляет собой упорядоченную совокупность самостоятельных звеньев и органов управления (должностей, подразделений, служб), реализующих его функции, находящихся в определенном взаимном расположении и соподчинении, связанных системой распределения задач, полномочий и ответственности, официальных коммуникаций и межличностных отношений.
Выделяют органы общего управления (дирекция, ректорат), органы линейного управления (руководство подразделениями основной деятельности – начальник цеха, декан), органы функционального управления (например, плановый отдел, бухгалтерия). Совокупность органов управления, решающих общую задачу, образует звено управления, а совокупность органов управления одного уровня – управленческую ступень.
Органы управления различаются размером, объемом полномочий, характером, масштабами и трудоемкостью решаемых задач, потребностью в информации, материально-технической базой.
Формирование управленческой структуры основывается на горизонтальном и вертикальном разделении труда.
Выделяют следующие типы организационных структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, линейно-штабная, дивизиональная, матричная.
При линейной организационной структуре линии полномочий, осуществляемых субъектом управления по отношению к нижестоящим уровням организации, образуют вертикальную основу её управленческой структуры.
При функциональной структуре управленческие подразделения и должности создаются в соответствии с основными направлениями деятельности организации.
Штабная структура предполагает создание штабных подразделений (штабов), которые на уровне организации занимаются общими проблемами развития, а в подразделениях решают специфические задачи. Специалисты штабных подразделений обладают консультативными, контрольными и иными полномочиями, объединенными общим названием – штабные.
При матричной структуре управления формируются управленческие подразделения двух типов. Одни осуществляют административные функции по обеспечению функционирования организации по вертикали, другие управляют отдельными проектами, программами для решения специализированных задач по горизонтали. В результате образуется матрица, представляющая собой решетчатую организацию. Построенную на принципе двойного подчинения исполнителей.
Какие факторы влияют на выбор той или иной организационной управленческой структуры?
1. Структура организации, все подразделения которой должны иметь свой орган управления.
2. Масштабы и разнообразие видов деятельности. Чем они значительнее, тем в организации больше подразделений, многочисленнее и разнообразнее связи между ними, а поэтому сложнее управленческая структура.
3. Характер деятельности, например, структура управления производственными организациями будет совсем не такой,как научными.
4. Норма управляемости, определяемая числом подчиненных, которыми можно эффективно руководить. Ее средняя величина составляет 7-10 человек, в том числе на высших этажах управленческой иерархии - 4-5, а на нижних, при выполнении простых работ, может достигать 20-30 человек и даже значительно больше.
5. Организационную структуру обуславливают технологические факторы. В условиях всеобщей автоматизации, компьютеризации производственных процессов, преобладания их аппаратной формы, когда не нужно постоянного присутствия человека, управленческая структура бывает более простой, чем там, где персонала много, и он занят выполнением сложных ручных операций.
6. На организационную структуру управления немалое влиянии оказывают экономические факторы – при недостатке средств ее максимально упрощают, чтобы снизить непроизводственные расходы.
7. Структура управления не может не находиться под влиянием человеческого фактора – социальной структуры, психологических отношений между людьми. Часто структура управления является лишь проекцией распределения власти.
Все эти факторы взаимодействуют между собой и либо взаимно компенсируют, либо усиливают друг друга.
Структуру управления можно оценить по таким параметрам, как оперативность (скорость принятия и реализации решений), стоимость, гибкость (способность к изменениям), качество решений, профессионализм реализации.
Чем полнее организационная структура передает характер задач, способствует координации действий по их выполнению. Тем более эффективной и совершенной будет организация.
В то же время организационная структура управления часто консервативна, изменяется медленнее, чем нормативы и технология, поэтому на практике может иметь место ее отставание от потребностей объекта. Это порождает дисбаланс, напряженность и, в конце концов, приводит к упадку организации.
Поэтому структуру управления необходимо постоянно совершенствовать, приводить в соответствие с требованиями жизни.
Упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого в естественных и искусственных (созданных человеком) системах достигается благодаря не только процессу целенаправленного воздействия со стороны человека (процесс организации), но и процессу самоорганизации. Самоорганизация – процесс развития мира, функционирующего на принципах случайности и отбора, главное свойство которого – поддерживать состояние условного равновесия и определенного порядка систем. Основной смысл этого понятия - независимость происходящих в системе процессов от вмешательства человека и от внешних от неё факторов. Самоорганизация, по определению Рузавина «возникает в силу внутренних причин, присущих самим процессам, и ни о какой целенаправленной деятельности человека здесь не может быть и речи, так как образование упорядоченных, устойчивых структур, ведущее к самоорганизации, происходит спонтанно при определенных значениях параметров».
