Проверка расходов по зарубежным командировкам

В настоящее время многие предприятия производят расчеты по оплате расходов по зарубежным командировкам. Практика показывает, что это сложный участок учетной работы; достаточно часто выявляются ошибки в определении размера командировочных расходов и их документальных подтверждений, определении курсовых разниц, исчислении и уплате налогов. В этой связи в ходе аудита проверку расходов на зарубежные командировки рекомендуется проводить сплошным методом.

Особенности зарубежных командировок:

1) Не оформляется командировочное удостоверение, но должен быть приказ с указанием цели командировки (переговоры, подписание контрактов) (возникает вопрос куда отнести расходы), сроков, страны. На основание этого приказа делается справка — расчет командировочных расходов (денежный аттестат). Этот приказ и справка — расчет являются основанием для получения наличной валюты в банковском учреждении с текущего счета предприятия, по кредитным картам или при приобретения дорожных чеков. Эта операция должна осуществляться не ранее, чем за 3 банковских дня до выезда в командировку. Если по каким—либо причинам командировка не состоялась или работник находился в командировке меньший срок, то остатки подотчетных средств должны быть возвращены в банк. По окончании срока командировки работник обязан представить отчет в 3—дневный срок. Как правило, в отчете указывается дата возвращения (или следующая за ней дата), чтобы избежать операций по начислению курсовой разницы.

2) Продолжительность зарубежной командировки может составлять 1 день; при этом суточные выплачиваются в размере 50% от нормы.

3) Максимальный срок зарубежных командировок нормативно не ограничен, но по действующим нормам суточные выплачиваются только в течение 60 дней периода нахождения в командировке. Начиная с 61–го дня суточные выплачиваются в пониженном размере по нормам для лиц, работающих за рубежом.

4) Суточные при зарубежных командировках выплачиваются в валюте, причем за день въезда в страну суточные выплачиваются в валюте по зарубежным нормам, за день возвращения — в рублях по российским нормам, т.е. например, при сроке командировки 5 дней, 4 дня оплачиваются по норме, составляющей 25 долларов, и 1 день – по норме, составляющей 22 тысячи рублей.

5) Если работник на время зарубежной командировки обеспечивается валютой за счет принимающей стороны, то суточные не выплачиваются (при условии прямого указания на то, например в контракте). Если принимающая сторона наличную валюту не выдает работнику на руки, а оплачивает питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.

При проверке счетов за проживание в гостиницах по зарубежным командировкам следует учитывать, что в стоимость проживания может включаться стоимость питания и различных индивидуальных услуг, оказываемых проживающим.

По нормам РФ эти расходы должны возмещаться не за счет средств на возмещение расходов по найму жилья, а за счет суточных, поэтому если в счетах гостиниц выделены такие расходы, то их нужно исключить из совокупной суммы таких счетов.

Кроме суточных, оплаты проезда, расходов по найму жилья при зарубежных командировках возмещаются кроме того, расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, комиссионные по обмену валюты, – при наличии подтверждающих документов.

Все подтверждающие документы должны быть подлинными, а не светокопиями; в противном случае расходы, в подтверждение производства которых прилагаются светокопии, относятся на 81 счет (с удержанием с работника подоходного налога).

Если персонал предприятия для своих командировок использует собственные кредитные карты, то возмещение таких расходов производится после утверждения авансового отчета. Бухгалтерия при этом должна получить от командированного выписки с кредитной карты, подтверждающие произведенные расходы. Возмещение расходов производится в валюте в безналичном порядке либо в рублях наличными.

Если после командировки остался неизрасходованный остаток, то он подлежит сдаче в бухгалтерию в полученной ранее валюте, для последующего депонирования в банковское учреждение.

В исключительных случаях бухгалтерия может удержать остаток подотчетных сумм по командировке в рублях из зарплаты, при этом удержание должно производиться по курсу последнего дня месяца, в котором производится удержание.

Выданная под отчет валюта оценивается в учете по курсу на день выдачи.

Расходы по зарубежным командировкам оцениваются по курсу на день утверждения авансового отчета.

На счете 71 при расчете командировочных сумм возникает курсовая разница, которая должна списываться в установленном порядке (с отражением сумм по счету 80, либо по счету 83).

Тема:

"Проверка расчетов с работниками по оплате труда"