Проверка расходов на командировки внутри страны

Проверка расходов по зарубежным командировкам

Проверка расходов на командировки внутри страны

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам регулируется:

· Инструкцией Минфина СССР от 07.04.88 № 62 “О служебных командировках в пределах СССР”.

· План счетов бухгалтерского учета финансово—хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ 28.02.94 г. № 173, в ред. Приказа Минфина от 17.02.97 г. № 17).

· Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (Постановление Правительства РФ от 05.08.92 г. № 552, в ред. Постановления Правительства РФ от 31.12.97 г. № 1672).

· "О порядке исчисления и уплаты НДС" (Инструкция ГНС РФ от 11.10.95 г. № 39, в ред. Приказа ГНС РФ от 29.12.97 г. № АП–3–03/252).

· "По применению закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц" (Инструкция ГНС РФ от 29.06.95 г. № 35 в ред. Приказа ГНС РФ от 08.12.97 г. № АП–3–08/230).

· О внесении изменений в письмо Минфина РФ 27.07.92 г. № 61 "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен" (Письмо Минфина РФ т 27.05.96 г. № 48).

· О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран (Письмо Минфина РФ от 29.03.96 г. № 34).

· О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках (Письмо Минфина РФ от 26 апреля 1993 г. № 52 в ред. писем Минфина РФ от 13.02.97 г. № 14)

·

· О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран (Письмо Минфина РФ от 13.02.97 г. № 14)

Согласно указанной Инструкции № 62 служебной командировкой признается:

1) поездка работника

2) по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации

3) на определенный срок.

4) в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности и территориально удалены от головной фирмы то поездка работника в такой филиал на срок более чем 1 день считается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками. Этим работникам вместо командировочных осуществляется специальная доплата за разъездной характер работы или эта доплата уже заложена в его окладе (тарифной ставке).

Направление работников предприятия в командировку производится руководителем предприятия и оформляется приказом и выдачей командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение может не выписываться,

Если работник может возвращаться из командировки в место постоянной работы, то это командировкой не считается и командировочное удостоверение не выписывается, и суточные не выплачиваются.

Срок командировки работников определяется руководителем предприятия, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Направлять в командировку можно всех работающих на предприятии, если это диктуется производственной необходимостью. Посылать можно как штатных работников, так и совместителей, а также работающих по договорам подряда, однако будут особенности в порядке ведения расчетов с ними.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Кроме того, ему выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, расходы по найму жилья, проезду к месту командировки и обратно, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Нормы командировочных расходов устанавливаются Министерством финансов РФ по согласованию с другими министерствами и ведомствами (в частности Министерством труда РФ). В настоящее время действуют нормы, установленные с 01.06.96. В соответствии с ними суточные составляют 22.000 рублей за каждый день командировки; наем жилья по документально подтвержденным данным — 145.000 рублей, оплата жилья без подтверждающих документов производится в размере 4.500 рублей. Оплата проезда и постели ничем не лимитируется, однако эти затраты должны быть подтверждены документально (проездные документы и квитанции).

При выдаче подотчетных сумм следует обращать внимание на то, чтобы каждая выдача текущих сумм осуществлялась после представления отчета по предыдущей сумме. Запрещается также передавать подотчетные суммы от одного лица другому. Не допускается составление авансового отчета за нескольких командированных.

Особый порядок возмещения командировочных расходов установлен для работников, командированных на строительно–монтажные и пуско–наладочные работы. Этим работникам сохраняется средний заработок за весь период нахождения в командировке, оплачивается проезд, наем жилья, а также суточные за время нахождения в пути. Суточные за срок нахождения в командировке не выплачиваются, а вместо этого выплачивается надбавка к заработной плате в размере, не превышающем суточные (для расчета среднего заработка).

При направлении работника на курсы повышения квалификации с отрывом от производства за ним сохраняется средний заработок за весь срок, оплачивается проезд и суточные за время нахождения в пути. Оплата жилья и суточные за время обучения зависят от того, как был составлен договор на обучение. Если договор составлен с выделением в нем только стоимости обучения, и предполагается, что работник будет оплачивать жилье и расходы на питание самостоятельно, то работнику будут компенсированы расходы по оплате жилья и питания, подтвержденные соответствующими квитанциями. Суточные в этом случае выплачиваются. Если же в договоре указано, что в стоимость обучения входит оплата жилья и питание, то суточные не выплачиваются. Ни при каких обстоятельствах не относятся на себестоимость расходы по оплате такси и проезд на городском транспорте. Оплата такси может быть произведена за счет чистой прибыли с удержанием с этой суммы подоходного налога. Проезд внутри населенного пункта на городском транспорте компенсируется суточными.

В течение трех дней по окончании командировки работник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет о командировке с приложением командировочного удостоверения, подтверждающего фактический срок нахождения в командировке и всех других оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Как правило, оборотная сторона авансового отчета заполняется самим командированным, который указывает все произведенные расходы и подписывается за ту сумму расходов, которую он потратил. Бухгалтер, принимающий авансовый отчет, обязан тщательно проверить все приложенные документы на наличии: подписей, печатей, штампов, наименования организаций, и других реквизитов. После проверки документов (если нет спорных вопросов) бухгалтер делает проводки по отнесению произведенных расходов на соответствующие счета затрат. Далее авансовый отчет в обязательном порядке утверждается руководителем предприятия.

Пример.

1) выдано под отчет на командировочные расходы на сумму 10.000.000 рублей Д сч. 71 — К сч. 50

2) принят авансовый отчет о командировке, в соответствии с которым израсходовано:

· оплата проезда ж/д транспортом — 600.000 рублей;

· оплата пользования постельным бельем (подтверждено квитанцией) — 60.000 рублей;

· счет гостиницы за 4 суток — 1.000.000 рублей, в т.ч. НДС — 166.700 рублей;

· оплата такси — 240.000 рублей;

· остальная сумма выплачена как суточные за 5 дней нахождения в командировке.

Затраты учитываются на счете 20:

20.1 — затраты в пределах установленных норм;

20.2 — затраты сверх установленных норм;

соответственно:

19.1 — НДС, принимаемый к зачету

19.2 — НДС, возмещаемый за счет чистой прибыли

1. Д сч. 20.1 — К сч. 71 — 500.000 рублей;

Д сч. 19.1 — 100.000 рублей;

2. Д сч. 20.1 — К сч. 71 — 50.000 рублей;

Д сч. 19.1 — 10.000 рублей;

3. Нормативные расходы на оплату жилья составили 580.000 рублей (145.000 ´ 4); сверхнормативные расходы составили 253.300 рублей

НДС в счете — 166.700 рублей, НДС, относящийся к нормативным расходам – 100.000 рублей, НДС сверх нормы — 66.700 рублей.

Д сч. 20.1 — К сч. 71 — 580.000 рублей;

Д сч. 20.2 — К сч. 71 — 253.300 рублей;

Д сч. 19.1 — К сч. 71 — 100.000 рублей;

Д сч. 19.2 — К сч. 71 — 66.700 рублей;

4. Д сч. 68 — К сч. 19.1 — 310.000 рублей;

Д сч. 81 — К сч. 19.2 — 66.700 рублей;

5. Д сч. 81 — К сч. 71 — 240.000 рублей;

6. Всего суточных за 5 дней выплачено 8.100.000 рублей. По норме — 110.000 рублей (22.000 ´ 5); сверх нормы — 7.990.000 рублей

Д сч. 20.1 — К сч. 71 — 110.000 рублей;

Д сч. 20.2 — К сч. 71 — 7.990.000 рублей;

Таким образом, по данному авансовому отчету суммы превышения сверхнормативных расходов составила 8.243.300 рублей (Д сч. 20.2). Следовательно, налогооблагаемая прибыль должна быть увеличена на эту сумму за отчетный период. Кроме того, с работника следует удержать подоходный налог с суммы сверхнормативных суточных (расходы по найму жилья не облагаются), и оплаты такси (7.990.000 рублей + 240.000 рублей).

Если авансовый отчет в срок не представлен, и подотчетная сумма в срок отчетом не закрыта либо не возвращена в кассу, то в случае налоговой проверки эта сумма должна быть учтена как недостача (Д сч. 84 — К сч. 71).

При проверке авансовых отчетов следует обращать внимание на следующие аспекты, отражение которых, как правило, может содержать ошибки, представляющиеся типичными:

1. Подотчетные суммы должны выдаваться только лицам, которые представили авансовый отчет и произвели с предприятием расчет по ранее выданным суммам по счету 71.

2. Круг подотчетных лиц, как правило, оговаривается специальными приказами; если на предприятие имеются лица, которые по роду своих служебных обязанностей постоянно должны иметь в наличии свободные денежные средства в качестве подотчетных сумм, администрация обязана издается персонифицированный приказ, обозначающий т.н. постоянных авансодержателей.

3. Обязательно проверке подлежат сроки предоставления авансовых отчетов.

4. Выдачи денежных средств из кассы на хозяйственные нужды должны отражаться по 71 счету. Типичной ошибкой следует также считать ситуацию, когда денежные средства выдаются из кассы с прямым отнесением на затраты. Проводки Д сч. 20, 26, 31 – К сч. 50 являются недопустимыми.

5. Не подписываются авансовые отчеты к утверждениям.

6. Ошибки налогообложения подотчетных средств.

О налогообложении физических лиц (о подоходном налоге)

с подотчетных средств.

Вопросы налогообложения физических лиц в связи с подотчетными суммами настоящее время регулируются отдельными нормативными актами.

Подоходным налогом облагается сумма превышения суточных сверх установленных норм, а так же все иные, документально не подтвержденные расходы по командировкам и по подотчетным суммам, представительским расходам (оплату сумм таких превышений разрешается отражать по 81 счету).

Если при выдаче подотчетных сумм на хозяйственные нужды был указан срок отчета по ним, а отчет в срок не предъявлен, то такие суммы также облагаются подоходным налогом.

Если подотчетные средства были выданы без указания срока отчета по ним, а на момент налоговой проверки отчета не предоставлено, то оснований для включения этих сумм в совокупный доход не имеется. Однако, это не относится к командировочным расходам, так как по ним четко установлен 3—дневный срок представления отчетности. Все суммы, выданные под отчет со счета 81 и отраженные без предоставления первичных документов, включаются в совокупный доход работников.