Проверка состояния складского хозяйства

Задачи и источники ревизии.

1.

Ревизия производственных запасов имеет большое значение для складов ж.д., производственных кладовых, баз снабжения. Проверка этого участка включает в себя целый комплекс мероприятий, цель которых – предотвратить непроизводственные потери, бесхозяйственное использование, недостачи и хищения, контролировать работу материально–ответственных лиц.

В задачи ревизии входят также проверка правильности поступления материалов на склад, их документального оформления, правильности условий хранения, законности отпуска материалов и ценностей со склада.

В качестве источников информации используются:

— договоры на поставку ценностей, планы снабжения, заявки, журналы учета поступивших грузов, принятых счетов–фактур, книга покупок;

— принятые на предприятии нормы расхода материальных ценностей, плановая и отчетная калькуляции по важнейшим видам работ;

— регистры синтетического и аналитического учета.

Начальный этап ревизии — проверка сохранности материальных ценностей и оценка состояния складского хозяйства. Складское хозяйство — совокупность помещений и емкостей, весовое хозяйство, противопожарные и охранные средства. Прежде, чем начать проверку ревизор должен ознакомится с режимом работы склада, основными видами ценностей, актами предыдущих проверок, актами инвентаризации.

При визуальном осмотре складских помещений ревизоры проверяют наличие и техническое состояние складов и емкостей для ГСМ, наличие открытых площадок для хранения ценностей, устанавливают соответствуют ли эти площадки условиям хранения, есть ли сигнализация (охранная, противопожарная).

Сохранность ценностей зависит во многом от соблюдения правильности хранения, материальные ценности должны хранится на складах таким образом, чтобы к ним имелся свободный доступ, обеспечивающий отгрузку этих товаров и складирование новых партий. Разные виды ценностей должны хранится отдельно на специальных полках (стеллажах). Места хранения должны быть снабжены специальными ярлыками, где указывается вид и наименование ценности, сорт, размер. Дорогостоящие виды ценностей должны хранится в отдельных более защищенных помещениях, крупногабаритные запасные части могут хранится на специальных площадках в штабелях.

Особое требование предъявляется к хранению ГСМ, которые должны быть изолированы от других видов ценностей, и храниться в специальных емкостях, не допускается смешивание разных видов ГСМ.

Проверка весового хозяйства.

Особое внимание уделяется проверке весового хозяйства склада. Проверяется исправность измерительной техники, ее достаточность и соответствие показателей измеряемым фактическим характеристикам отпускаемых ценностей.

Контроль за правильностью весового хозяйства, как правило, выполняют специальные органы (отделы метрологии и стандартизации, отделы цен, органы государственной проверки и пробирного надзора). О проведении такой работы эти органы составляют акт. Финансовые ревизоры и аудиторы должны установить дату проведения последней проверки по освидетельствованию весов и гирь, ознакомиться с актом этих органов. Если выяснится, что используются никем не освидетельствованные весы, либо не зарегистрированные в органах, гири без клейма, то ревизоры обязаны установить срок, в течении которого должна быть проведена такая работа. В случае регистрации фактов неверных показателей весов, то ревизоры вправе поставить вопрос о проведении общей инвентаризации и пересчете всех остатков на складе.

Контрольно–пропускной режим на складе проверяют внезапным методом, при этом устанавливают действует ли КПП, существуют ли материальные пропуска на вывоз продукции, ценностей, кто их подписывает, как проверяется фактический вывоз ценностей. Пропуска на вывоз должны подписывать только те должностные лица, которые на это уполномочены приказом руководителя, образцы подписей этих лиц должны хранится у работников КПП. Охрана должна отбирать пропуск и передавать его в бухгалтерию, где сверяются данные о выданных и возвращенных пропусках, и устанавливается фактический вывоз ценностей. Все случаи задержания охраной вывоза в большом количестве ценностей без пропусков, ценностей иной номенклатуры и.т.п. должно фиксироваться в специальном журнале и администрация должна принимать решения по каждому такому случаю, поэтому ревизоры знакомятся с этим журналом.

Одновременно с состоянием складского хозяйства проверяется состояние складского учета. Ревизоры при осмотре складских помещений в выборочном порядке выписывают остатки, которые числятся у кладовщиков на карточках складского учета, для последующей сверки с данными бухгалтерии. Идентичность остатков должна быть абсолютной, так как и кладовщик, и бухгалтер у себя производят записи на основе одних и тех же первичных документов.

Ревизор проверяет постановку складского учета, формы контроля за ним со стороны бухгалтерии, выясняет выдает кладовщикам карточки складского учета, каким образом они заполнены.

Кладовщик обязан карточки движение материальных ценностей в тот же день на основе приходных и расходных документов. Раз в неделю (10 дней) бухгалтер, ведущий учет материальных ценностей, обязан проверить карточки складского учета у кладовщика и результат проверки заверить своей подписью.

Следует установить возможное наличие у предприятия иных складов и их местонахождение. Часто при проведении проверок выясняется, что предприятие по данным бухучета и баланса располагает значительными материальными ценностями, но склада собственного не имеет, отсутствует договор на аренду складских помещений и практически невозможно установить нахождение этих ценностей. Подобный факт требует пристального внимания, так как за этим может скрываться недостаточность учета и баланса.

Ревизоры обязаны так же ознакомится с личными делами материально–ответственных лиц. В частности, следует установить правомерность замещения ими должностей, связанных с материальной ответственностью (наличие судимости за хозяйственные преступления, либо иного ограничения на занятие должностей, связанных с материальной ответственностью, соблюдения возрастного ценза – 18 лет и более, наличие договора о полной материальной ответственности). Рекомендуется также выяснить регулярность использования материально ответственными лицами очередных отпусков (в противном случае целесообразно проводить выборочную проверку складского учета именно у этих лиц).