Организация складского учета

Правильный учет материалов и обеспечение их сохранности невозможны без хорошо организованного складского хозяйства. Склад представляет собой изолированное помещение, оснащенное необходимыми полками, стеллажами, поддонами, шкафами, весоизмерительными приборами, оборудованное при необхо­димости металлической дверью, решетками и сигнализацией. Хранение материалов на складе и ведение складского учета обеспечивает материально ответственное лицо(заведующийскладом, кладовщик или иное лицо).

Складской количественный учет движения материалов ведется непосредственно материально ответственными лицами, но в отдельных случаях допускается возлагать ведение этих материалов на учетчиков (операторов). Учет материалов, находящихся на складах организации, ведется на карточках складского учета (типовая форма № М-17) по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материалов (сортовой учет). На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка. Карточки передаются на склад вместе с приходными документами, ма­териально ответственное лицо заполняет в них реквизиты, ха­рактеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). На основании первичных документов кладовщик обя­зан делать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить в карточках остатки материалов. Ведение складского учета позволяет кладовщику своевременно выявлять отклонения фактического остатка материалов от установлен­ной нормы запаса и сообщать об этом отделу снабжения путем выписки сигнальных справок.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета материалов в книгах складского учета, где пре­дусматриваются все реквизиты карточек складского учета. При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

Работники бухгалтерии обязаны систематически осуществ­лять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и пра­вильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета. Одновременно с указанной проверкой бухгалтер и кладовщик обязаны произвести приемку-сдачу первичных документов. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. Увязка стоимостного бухгалтерского учета и складского количественного учета осуществляется с помощью ведомости учета остатков материалов на складе, которая открывается в бухгалтерии по каждому складу в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров материалов. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность пред­ставления устанавливаются решением руководителя организа­ции по представлению главного бухгалтера. В ведомости фиксируются остатки материалов в натуральном и стоимостном измерении на каждое первое число месяца. В конце месяца ведомость передается на склад, где в нее переносятся остатки по материалам из карточек складского учета в количественном выражении. Затем ведомость возвращается в бухгалтерию, где остатки таксируются и выводятся суммы остатков на первое число следующего месяца.

При наличии соответствующих условий и возможностей предприятиям целесообразно устанавливать на складах вычис­лительную технику. В условиях автоматизированного складско­го хозяйства материально ответственные лица могут отказаться от ведения карточек складского учета, поскольку их заменяют технические носители информации.