Организация документов в делопроизводстве

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация контроля исполнения

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация внутренних документов

Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа осуществляется ОДО.

Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого вида приказа.

При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных "Приказы, распоряжения" (приложение 33).

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОДО проставляется отметка о контроле (п. 4.3.16).

Данные о ходе выполнения приказов и распоряжений, информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в электронной карточке (приложение 33).

Ответственные за делопроизводство структурных подразделений таможенного органа получают корреспонденцию из ОДО.

Основные реквизиты поступивших документов, в т.ч. приказов, распоряжений, решений коллегии и др., ответственные за делопроизводство структурных подразделений вносят в базы данных самостоятельно.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.

Исполненный документ передается ответственному за делопроизводство структурного подразделения, который подшивает его в соответствующее дело.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.