Организация доставки документов
Организация документооборота
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам таможенных органов.
Движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их должностных лиц.
Решение о регистрации и исполнении документов, поступивших в таможенный пост (в составе таможни) не из ОДО таможни, а непосредственно от организаций и физических лиц, принимается руководством таможенного поста в соответствии с Перечнем полномочий таможенных органов РФ, установленных в соответствии с Таможенным кодексом РФ и распределенных в соответствии с их уровнем.
|
|
Доставка документов в таможенные органы осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Документы, поступающие в таможенный орган, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и рассмотрение руководством.
Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где ОДО отсутствует, - лицом, ответственным за делопроизводство (далее - ответственный за делопроизводство). При некомплектности или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.
Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
На полученных документах проставляется регистрационный штамп (приложение 13).
Документы распределяются на подлежащие регистрации (приложение 21) и подлежащие учету по реестру (приложение 22).