Протокола

Порядок составления и оформления

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на общем бланке организации, специальном бланке протокола или чистом листе бумаги формата А 4.

Реквизиты протокола:

- наименование организации;

-наименование вида документа;

– дата;

- регистрационный номер;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- печать;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

1 Протоколы оформляется на основании записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона в течение пяти дней со дня заседания.

2 Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления.

3 Заголовок к тексту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже.

Например, Протокол (чего?) заседания Совета директоров

Протокол (чего?) собрания трудового коллектива.

4 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола содержит следующие структурные элементы, которые печатают от границы левого поля:

А) Председатель

Секретарь - приводятся их фамилии и инициалы;

Б) Присутствовали – перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке с указанием должности и места работы если их 15 или не более 15 человек. Если присутствующих более 15 человек, указывается их общее количество и рядом делается отметка (список прилагается).

В) Повестка дня – перечисляются вопросы, выносимые на обсуждение, которые располагаются по степени важности. Формулируются вопросы в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. По каждому вопросу указывается докладчик (должность, фамилия и инициалы).

Основная часть текста протокола делиться на разделы. Их количество соответствует числу вопросов в повестке дня.

Разделы обозначаются римскими цифрами.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» Эти слова печатаются прописными буквами, от границы левого поля, на отдельной строке, с двоеточием на конце.

Фамилии и инициалы докладчика и выступающих записывают на новой строке с абзацного отступа в именительном падеже. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

В части “СЛУШАЛИ” указывается: в кратких протоколах – фамилия и инициалы выступающего и тема его выступления; в полных – фамилия и инициалы докладчика, текст его выступления или сообщения (если он подготовлен в письменном виде, то указывают “ доклад прилагается”).

В части “ВЫСТУПИЛИ” указывается: в кратких протоколах – только фамилии лиц, принявших участие в обсуждении вопроса; в полных – фиксируются также и выступления, включая вопросы к докладчику, ответы и дискуссии. При необходимости после фамилии и инициалов выступавшего указывают должность.

В части “РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” записывается принятое решение.

Эта часть может делиться на пункты, их число определяется количеством принятых решений по рассматриваемому вопросу.

Иногда указываются результаты голосования по каждому пункту повестки дня.

5 Протокол подписывают председатель и секретарь.