Порядок составления и оформления акта

Приказа и протокола

Порядок составления и оформления выписки из

Выписка - подписанная и заверенная копия части документа.

В ряде случаев ответственному исполнителю по одному из пунктов приказа для выполнения задания не требуется полный текст документа. В таких случаях делается выписка из приказа.

В том случае, когда необходимо довести решения (постановления), принятые на заседании, собрании, конференции и т.д., до заинтересованных должностных лиц, делают выписку из протокола.

1 Выписки оформляются на общем бланке, бланке выписки или на стандартном листе бумаги формата А4.

2 Реквизиты:

– Наименование организации;

– наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

- ниже через одну строку дата и номер документа из которого делается выписка (№ 05 от 12.09.2004)

– место составления или издания документа;

–заголовок к тексту;

– текст документа

– подпись;

– отметка о заверении копии документа

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3 Из текста протокола выписывают: полностью вводную часть, а из основной - часть ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

4 Из текста приказа выписывают: полностью констатирующую часть, а из распорядительной части – один или несколько пунктов, касающиеся непосредственно конкретного исполнителя.

Акт – это документ, составленный комиссией для подтверждения фактов и событий, связанных с деятельностью предприятия.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий и оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.

1 Акт оформляется на общем бланке или на специальном бланке акта.

2 Реквизиты акта:

- наименование организации и структурного подразделения,;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись;

- печать;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3 Дата акта должна соответствовать дате актируемого события.

4 Заголовок текста содержит название или краткое содержание актируемого события и согласуется с наименованием вида документа, например акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития.

5 Текст акта состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть, заключительная часть.

Вводная часть текста акта содержит следующие элементы, которые печатают от границы левого поля.

А) Основание – в качестве основания могут выступать приказ или распоряжение руководителя, докладная записка, план проведения проверок и т.п.

Б) Состав комиссии:

Председатель – указываю должность, фамилию и инициалы.

Члены комиссии – перечисляют должности, фамилии и инициалы.

Членов комиссии должно быть не менее двух человек не заинтересованных в результатах актирования.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзацного отступа. В ней излагаются цели, задачи, сущность установленных фактов. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

В заключительной части теста акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

6 После текста перед реквизитом «подпись» приводят сведения о числе копий акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

7 Акт подписывают председатель и члены комиссии.

8 Лицо, имеющее замечания к содержанию акта и несогласное с выводами комиссии, так же обязано поставить подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.