Основные понятия о документе, системах документации

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Классифицирование документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам:

· по видам – организационно – правовые, справочно – аналитические, плановые, отчётность, документы по личному составу, т.е. кадровые.

· по форме изложения – индивидуальные. Типовые, трафаретные.

· по содержанию – простые или сложные в зависимости от количества рассматриваемых вопросов.

· по происхождению – официальные или личные.

· по месту происхождения внешние и внутренние.

· по срокам хранения – постоянные, временные.

· по гласности – документы ограниченного доступа (Сов.секретно, Конфиденциально) и документы без ограничения доступа.

· по средствам фиксации информации – рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото- и фонодокументы.

· по юридической значимости – оригиналы (подлинники), копии, дубликаты, черновики, выписки.

· по срочности – срочные и несрочные.

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для стандартных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Основная часть официальной документации – это управленческая, которая имеет универсальный характер и создаётся в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Основой для систематизации документов в информационно – поисковых системах служит общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), куда включены унифицированные формы унифицированной системы документации, обязательные в деловом документообороте и документопотоках. Ко всем этим документам применимы определённые правила стандартизации – процесс установления и применения стандартов, а именно: образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними подобных объектов.

К стандартизированным понятиям относятся следующие:

Л.2. “Оформление реквизитов документов”

23 реквизит “гриф согласования” служит для оформления внешнего согласования проекта документа в виде единичного грифа, листа согласования, содержащего несколько грифов или протокола обсуждения проекта документа коллегиальным органом. При наличии листа согласования на документе делается отметка о наличии в приложении листа согласования.

24 реквизит “визирование” является основным для принятия и реализации в ходе исполнения документа при принятии управленческих решений. Визируя документ, руководитель выражает свое согласие или несогласие с содержанием документа. Схема визирования документа такова:

· Исполнитель (автор текста документа) визирует первым в подтверждение своей ответственности при выполнении данного документа;

· Вторая подпись непосредственного руководителя автора документа;

· Третьими визируют руководители структурных подразделений, так называемые руководители среднего звена, если документ имеет отношение к их сфере ответственности;

· Четвертая виза заместителя руководителя организации, в подчинении которого находится структурное подразделение исполнителя.

Последним подписывает документ руководитель организации. Для определения порядка и состава визирования применяется так называемый Табель форм документов.

25 реквизит “оттиск печати” придает документу юридическую силу. Печатью считается вырезанная или изготовленная на твердом носителе матрица проставления оттисков круглой или прямоугольной формы. Оттиск печати обязателен не на всех документах. Оттиском заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверéние подлинной подписи.

Приведём наиболее часто встречающиеся документы, на которых проставляется печать:

- акты проверок и ревизий, передачи дел, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.п.;

- архивные справки и копии;

- доверенности на получение товарно – материальных ценностей или ведение дел в судебных инстанциях;

- договоры о материальной ответственности сторон, сотрудничестве, оказание услуг;

- заключения и отзывы;

- командировочные удостоверения;

- гарантийные письма;

- представления и ходатайства;

- сметы;

- титульные списки;

- удостоверения;

- уставы организаций и некоторые другие.

Важно помнить, что оттиск печати должен быть проставлен так, чтобы он находил на какую – то часть наименования должности лица, подписавшего документ, а также на часть самой росписи. Часто, особенно на бланках документов, изготовленных типографским способом, место печати обозначается сочетанием двух заглавных букв “М.П.”

26 реквизит “отметка о заверении копии” уравнивает в юридическом отношении копию с подлинником документа. Этот реквизит включает в себя надпись “верно” ниже реквизита “подпись”, должность лица, заверяющего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

27 реквизит “отметка об исполнителе” позволяет чётко определить конкретного создателя документа и при возникших у адресата документа вопросах, выяснить их у конкретного специалиста организации – адресанта.

28 реквизит “отметка об исполнении документа и направлении его в дело” обычно проставляется на документе, которые подлежат хранению или использованию в справочных целях. Реквизит включает в себя несколько составляющих, а именно:

- ссылку на дату и номер документа со сведениями об исполнении;

- слова “В дело”;

- личную подпись;

- дату подписания.

29 реквизит “отметка о поступлении документа в организацию” как правило, проставляется от руки, но возможно и использование штемпеля. Этот реквизит содержит наименование организации – получателя, дату поступления и очередной, так называемый входящий номер (порядковый) по журналу поступающей корреспонденции.

30 реквизит “идентификатор электронной копии документа” используется для автоматического поиска и контроля информации. В случаях ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (государственную или коммерческую тайну), на предприятиях должен иметься Перечень сведений, относящихся к ограничению информационного доступа к документам и информации.