Л.3. “Составление и оформление организационно – распорядительных документов”.
Предназначение организационно – распорядительных документов состоит в упорядочении и правильном сопровождении управленческой вертикали и горизонтали организации, т.е., начиная от создания организации, установления её структуры, штатной численности, состава до порядка функционирования и взаимодействия каждого из подразделений, установления правил внутреннего трудового распорядка и исполнения работниками ежедневных обязанностей.
Подразделяются организационно – распорядительные документы на три основные группы:
1. Организационные, к которым относятся уставы, положения, правила, инструкции;
2. Распорядительные, к которым относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;
3. Информационно – справочные, к которым относятся акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные, служебные записки и т.д.
Исходя из информационного содержания выделяются группы документов:
|
|
1. Документы по личному составу;
2. Коммерческие документы;
3. Документы по обращениям граждан.
Рассмотрим подробнее организационную группу документов.
Документы этой группы объединены следующими общими чертами:
- готовятся всегда по срокам и последовательности осуществления процедуры процесса;
- всегда утверждаются и только затем начинают применяться по основаниям;
- как правило, относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены;
- являются документами прямого действия и затрагивают взаимосвязанные вопросы;
- диктуются и по форме и по содержанию едиными требованиями к порядку и стилю изложения содержания.
Рассмотрим некоторые из перечисленных выше организационных документов.
Л.4. “Составление и оформление организационно –
К наиболее распространённым организационным документам относятся:
1.Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой и общественной деятельности. Оформляются уставы на стандартных листах бумаги. Обязательно содержит:
1.полное или сокращенное наименование организации;
2.наименование вида документа;
3.дату(день утверждения);
4.номер;
5.место издания (город);
6.заголовок к тексту;
7.гриф утверждения;
8.текст;
9.подпись.
Устав утверждает как правило вышестоящий орган (министерство, ведомства, администрации, владельцы фирм, коллективы). Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
2. Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
|
|
Титульный лист Положения оформляется на бланке организации, на котором указываются:
1.полное официальное наименование организации;
2.наименование вида документа;
3. дата;
4.номер;
5.место составления;
6.заголовок к тексту “Положение об аттестации…”;
7.гриф утверждения;
8.текст;
9.подпись разработчика;
10.печать (при необходимости);
11.виды согласования.
Инструкция по виду деятельности – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организации.
Инструкции могут издаваться органами государственного управления, отраслевым органом управления, муниципальным органом управления, руководством организации. Инструкции бывают двух видов: типовые, которые разрабатываются для однотипных организаций, структурных подразделений, и индивидуальные, которые разрабатываются конкретной организацией или структурным подразделением.
Должны содержать:
1. Наименование организации;
2. Наименование вида документа;
3. Дату;
4. Номер;
5. Место составления;
6. Заголовок к тексту;
7. Гриф утверждения;
8. Текст;
9. Подписи составителей;
10. Печать (при необходимости);
11. Визы.
В случае введения инструкции приказом, последняя оформляется как приложение к приказу.
Рассмотрим некоторые наиболее распространенные инструкции:
Должностная инструкция - основной организационный документ, определяющий функции, обязанности и меру ответственности работника при осуществлении им служебной деятельности. Данная инструкция имеет силу юридического документа. Бывает типовая и конкретная.
Типовая разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли используется.
Должностные инструкции составляются по каждой штатной должности, являются обезличенным документом, вручаются работнику под роспись при заключении трудового договора. Должностные инструкции не составляются на руководителей, т.к. их обязанности и их мера ответственности регламентируются Уставом организации.
Должностные инструкции обязательны только для государственных учреждений, но и в коммерческих структурах они могут быть полезны при организации работы.
Наличие должностных инструкций позволяет разрешать некоторые важные вопросы:
· Разрешать трудовые споры внутри организации без привлечения каких – либо государственных органов, например, инспекции труда;
· Равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностными функциями, т.е. избегать дублирования обязанностей;
· Позволяет доказать работодателю, при условии наличия необходимых документов, что работник был либо в соответствии с законом РФ наказан, либо уволен.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:
1. Наименование организации, разработавшей инструкцию;
2. Наименование вида документа (Должностная инструкция);
3. Дата и номер;
4. Заголовок к тексту (кому предназначается инструкция);
5. Гриф учреждения;
6. Собственно текст инструкции;
7. Подпись разработчика;
8. При необходимости печать;
9. Визы согласований.
Инструкции следует создавать по определённой схеме, а именно:
Основные задачи.
Основные обязанности.
Права.
Ответственность.
Работник знакомится с должностной инструкцией под роспись и получает второй экземпляр на руки.