Организационно-распорядительная документация разделяется на три группы:
· документы организационные
· распорядительные
· информационно-справочные.
Организационные документы - это документы устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации.
Фактическое существование любой организации начинается с введения в действия организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.
К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, штатное расписание и регламенты.
Организационные документы велики по объему и имеют длительный срок хранения. Перерабатываются только в случае реорганизации или развития нового направления в деятельность организации. Эти документы обязательно утверждаются и их датой считается дата их утверждения. Оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе с нанесением следующих реквизитов:
|
|
· наименование организации и/или структурного подразделения,
· наименование вида документа,
· дата, индекс,
· гриф утверждения,
· заголовок к тексту,
· текст,
· подпись и печать.
Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа (пример: положение об отделе кадров, должностная инструкция бухгалтера, инструкция о ведении учета). Текст обычно состоит из разделов, которые делятся на пункты и номеруются арабскими цифрами.
Положение об организации (основной документ любой компании)
Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации или структурного подразделения.
Текст состоит из следующих пунктов:
1. Общие положения.
Указывается точное официальное наименование организации, как полное так и сокращенное, указываются цели создания организации, степень ее самостоятельности, орган управления или должностное лицо в чем распоряжении находится организация, непосредственный руководитель, наличие печати и официальных бланков, а также перечень основных правовых нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.
2. Основные задачи.
Устанавливает проблему или комплекс проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направление ее деятельности.
3. Функции.
Всесторонняя характеристика деятельности организации и подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.
4. Структура.
|
|
Приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимоотношения между ними и определяется порядок распределения обязанностей между работниками.
5. Права и обязанности.
Содержит перечень прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. Включается право на издание распорядительных и нормативных документов, право ведения переписки. И право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций. А также право представительствовать в соответствующих органах и запрашивать информацию. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
6. Руководство.
Устанавливаются принципы руководства, порядок назначения и освобождение на руководящую должность и сфера компетенции руководителя.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
Определяется кем осуществляется контроль, проверка и ревизия, и финансово хозяйственнОй деятельности, а также периодичность и сроки проверки и порядок предоставления итоговых документов.
8. Реорганизация и ликвидация.
Устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации предприятия.