Распорядительные документы

С их помощью осуществляется общая функция управления. Часть этих документов создается в условиях единоличного принятия управленческих решений: это постановление, приказ, указание, и распоряжение. Они составляются от первого лица, единственного числа.

Вторая часть создается в результате работы коллегиального или совещательного органа (постановления и решения), пишутся от третьего лица, единственного числа.

Основанием для подготовки распорядительного документа может быть необходимость исполнения законодательных нормативно-правовых актов и иных решений в вышестоящих органах управления или необходимость осуществления собственной организационно-исполнительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.

Распорядительные документы содержат решения идущие сверху вниз по каналам системы управления, то есть от управляющего органа к управляемым, либо от руководителя организации к подведомственным структурам, т.е филиалам, подразделениям и рядовым исполнителям.

Стадии подготовки распорядительных документов:

1. Изучение существа вопроса

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование проекта

4. Подписание документа

Для постановления и решения также добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа. Все распорядительные документы имеют одинаковые правила составления.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две группы:

1. Приказы по основной деятельности.

2. Приказы по личному составу

Оформляются на общих бланках организации или на специальном бланке.

Документ должен содержать следующие реквизиты:

• герб или эмблема организации,
• наименование организации,
• наименование вида документа,
• дата,
• регистрационный номер,
• место издания,
• заголовок к тексту,
• текст,
• подпись,
• отметка о согласовании.

Текст приказа обязательно имеет заголовок, который начинается с предлога "о" или "об", формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (например: об итогах, о мерах, о создании аттестационной комиссии).

Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующий и распорядительный.

В констатирующей части указывают основание издания приказа, таким основанием может быть ссылка на нормативно-правовой акт вышестоящего органа или на собственный раннее изданный документ, с указанием названия документа, его даты, номера и заголовка, либо формулировка целей и задач стоящих перед организацией описания фактов или событий послуживших причиной издания документа. Начинаться эта часть может со следующих документов: в соответствии с постановление, решением и т.д, либо во исполнение постановления, решения, приказа, либо в связи с возможностью, необходимостью, либо в целях улучшения экономии и т.п. Констатирующая часть может вовсе отсутствовать если приписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа начинается со слова приказываю без кавычек, заглавными буквами с новой строки от левого поля бланка, после слова ставится двоеточие. Распорядительная часть часто делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами и начинаются с красной строки. Пункты которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер начинаются с глагола в неопределенной форме (пример: принять участие в выставке, составить отчет не позднее).

Если действие предполагает конкретного исполнителя, то это пункт начинается с указания должности исполнителя, затем идет его фамилия, после инициалы, все в дательном падеже, затем указываются поручение, которое выражается глаголом в неопределенной форме и в конце даются указания срока исполнения этого поручения, которое оформляется отдельным предложением. Например: 1.Руководителю отдела кадров Иванову В.А. разработать должностные инструкции. Срок исполнения - 15.07.2013. Срок исполнения не указывают, если задание носит постоянный характер.

Исполнителя можно указывать обобщено, в их качестве могут быть указаны организации или структурные подразделения. Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Если проект приказа отменяет в какой либо части ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ, с указанием его даты и номера. Например: 3. Признать утратившим силу приказ Минестерсва Финансов РФ от 24.12.2009 номер 179 "О положении о бухгалтерском учете и отчетности в РФ"

Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению или дополнению, то в проект нового приказа вносится соответствующий пункт в откорректированном виде. Например: 2. Пункт 4 приза от 01.01.2001 номер 01 "О...." изложить в следующей редакции.

В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должность лица ответственного за исполнение документа. Пример: Контроль за исполнением приказа возложить на должность, инициалы, фамилия. Либо контроль за исполнением документа оставляю за собой.

При большом объеме информации в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, а вся дополнительная информация, такая как графики, схемы, таблицы, списки и так далее оформляются в приложениях. В этом случае в соответствующих пунктах распорядительной части документа делаются ссылки.

Есть два варианта оформления: 1. После пункта открывается скобка с маленькой буквы приложение 1, скобка закрывается и ставиться точка. 2. Либо в самом тексте пункта с помощью фраз согласно приложению 1 либо в соответствии с приложением 3

На первом листе приложения печатается слово ПРИЛОЖЕНИЕ с указанием к какому приказу или пункту оно относится

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора

фирмы "Луч"

от 24.04.2012 #230

Если в приложении к приказу даны документы изданные органами власти или управления, то в правом верхнем углу делается соответствующая запись

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора

фирмы "Луч"

от 23.04.2012 #37

(Постановление

Правительства Москвы

от 15.02.2012 #74)

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия.

Каждое приложение визируется на последнем листе, руководителем подразделения, готовившим приложение к документу, либо его вышестоящем руководителем.

После подготовки проекта документа он должен быть согласован соответственными лицами или заинтересованными работниками. Визы проставляется на первом экземпляре проекта на оборотной стороне последнего листа, где также могут указываться сведения об исполнителе и отметка о рассылки. Визирование осуществляется в течении одного дня с момента получения проекта приказа. При наличие объемных приложений срок может быть увеличен до трех дней.

После выполнения процедуры согласования приказы подписываются руководителем организации или исполняющим его обязанности. После подписания приказы регистрируются работником службы делопроизводства отдельно от других документов.

При регистрации проставляется дата и с этого момента приказ вступает в силу. После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц указанных в приказе.

Рассылка документа должна производиться в минимальные сроки.

Выписка из приказа составляется в том случае, если ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от приказа: вместо слова приказ будет написано выписка из приказа, затем полностью во производится констатирующая часть приказа если она есть, далее вместо полного текста распорядительной части печатается только тот пункт или пункты, которые непосредственно касаются исполнителя, причем номер пункта не корректируется.

Воспроизводится реквизит подпись без личной подписи, только должность и расшифровка. Ниже проставляется реквизит отметка о заверении копии, которая также может заверяться печатью.

Пример:

Верно

Зав.канцелярией. Подпись. И.А.Иванова

12.03.2012

Распоряжения как и приказ может составляться на общем бланке организации и на специальном бланке. В распоряжении обычно не содержится констатирующая часть. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов формулирующих распорядительные действия, если необходимость объяснения издания распоряжения всетаки существует, то текст распорядительной части начинается со слова обязываю, и если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнить действия не входящие в обязанности по должности, то текст начинается со слова ПРЕДЛАГАЮ.

Постановление и решение - это распорядительные документы принятые коллегиальными органами. Они принимаются в результате обсуждения на заседании коллегиального органа, ход которых фиксируется в протоколах. В ходе обсуждения в проект решения или постановления можно вносить дополнения и поправки. Текст постановления и решения также состоит из двух частей констатирующей и распорядительной. В тех случаях когда постановления или решения не нуждаются во вводной части, его текст начинается с указания органа и ключевого слова ПОСТАНАВЛЯЕТ. Распорядительная часть несет основную смысловую нагрузку и начинается со слов ПОСТАНАВЛЯЕТ или РЕШАЕТ. Оформляется также как и приказ на листе, перед этим словом указывается наименование коллегиального органа (совет директоров) и затем с новой строки с абзаца следует распорядительная часть.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (совет директоров решил). В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагаЕТся от первого лица множественного числа (постановили или решили). Оформляется постановление и решение на общем бланке формата А4. Датой постановления или решения, является дата заседания коллегиального органа, на котором это решение было принято. Подписываются постановления и решения председателем и секретарем коллегиального органа.