Организация документооборота

Организация работы с документами.

Документооборот - движение документов в организации, с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправки.

Порядок создания документов и операции проводимые с ними в организации регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Основными принципами организации документооборота являются:

1. Прохождение документов должно быть оперативным.

2. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.

3. Порядок прохождения и процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Все документы организации деляться на три документа потока:

1). Входящие документы проходят следующие этапы обработки:

1. Первичная обработка. На этом этапе проверяется правильность доставки, количество листов поступившего документа, наличие приложений. Работник получающий входящие документы не имеет право вскрывать письма имеющие пометки: личНо или конфидециально.

2. Этап предварительного рассмотрения. Производится распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

3. Регистрация документов. На документе проставляется реквизит: отметка о поступлениИ документа в организацию.

4. Проведение разметки. На этом этапе документы распределчются для их передачи руководителю организации, его заместителям, в структурные подразделения или непосредственно исполнителям. если документ передается заместителю делается пометка кому передали. Если документ передается в структурное подразделение то в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение структурного подразделения или его номер.

5. Контроль исполнения документа. Включает проверку исполнения документа с установлением конкретных сроков и контактов с исполнителем.

6. Исполнение документа. Документ находиться у исполнителя до окончательного выполнения.

7. Подшивка документа в дело. После исполнения на документе проставляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

2). Исходящие документы имеют следующие этапы обработки:

1. СосТавление проекта документа исполнителем. Составляется ответственным Исполнителем по поручению руководителя. Все документы кроме факсов составляются в двух экземплярах.

2. Проверка правильности отправления исходящего документа.

3. Согласования проекта документа. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия, такое согласование оформляется визой.

4. Подписание документа. Готовый проект документа предоставляется руководителю на подписание.

5. Регистрация документа. После подписания документа его регестрируют в журнале регистрации исходящих документов. После регистрации номер документа проставляется на всех его экземплярах.

6. Отправка документа адресату должна осуществляться в день подписания документа, в крайнем случае на следующий день. При отправки корреспонденции обязательно составляется реестр

7. Второй экземпляр документа или копия документа подшивается в дело.

3). Внутренние документы

Составляются и исполняются в рамках организации. Во время подготовки и оформлении эти документы проходят этапы оформления исходящих документов, а во время исполнения этапы обработки входящих.