Протоколы. Большинство документов которые создаются в учреждениях, являются именно информационно-справочными

Акты.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Большинство документов которые создаются в учреждениях, являются именно информационно-справочными. Именно они содержат информацию о фактическом положении дел и эта информация служит основанием для принятия решений с последующим изданием распорядительных документов.

К информационно справочным относятся следующие виды документов:

Акт - это документ, который составляется группой лиц, как правило комиссией, подтверждающей установленные комиссией факты или события. В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом, либо при ревизии финансово хозяйственной деятельности, либо при проверки наличия чего либо(обычно товара).

Оформляется акт на листе А4 или на общем бланке. Дата должна соответствовать дате события, однако если работа комисси проводилась несколько дней, то датой акта будет последний день работ. Некоторые акты приобретают юридическую силу после утверждения, в таких случая они содержат реквизит "гриф утверждения" и заверяются печатью.

Акт содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации

2. Название вида документа (акт)

3. Дата

4. Регистрационный номер

5. Место составления

6. Гриф утверждения

7. Заголовок к тексту

8. Текст

9. Подпись

Текст акта состоит из двух частей: Вводной и констатирующей, но может так же содержать и третью часть - заключительную, в которой будут преведены выводы.

Заголовок может быть составлен двумя способами:

1). Начинается с предлога о или об + отглагольное существительное (Акт "Об уничтожении дел" или Акт "О приеме-передаче оборудования")

2). Может начинаться с помощью существительного в радительном падеже (Акт ревизии кассы)

Во вводной части акта указывается распорядительный документ в именительном падеже на основании которого происходит работа комиссии. Эта часть начинается словом основание, которое пишется с заглавной буквы с красной строки(с абзаца) на 2-3 строки ниже заголовка. После слова основание ставиться двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название. Пример:

Основание: приказ директора школы от 29.11.2012 номер 37 "О проведении инвентаризации в школе".

Далее с новой строки от левого поля (Без отступа) с большой буквы пишется Составлен комиссией в составе: и затем указывается список фамилий, с указанием должностей. Сначала указывается председатель комиссии, затем члены комиссии и после этого также могут указываться присутствующие. В тех случаях когда должностные лица составившие акт работают в других учреждениях, должны быть указаны также и названия учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца, включает сроки проведения работы комиссии ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы которыми велась проверка и ее результаты. При необходимости текст констатирующей части может быть разбит на пункты. Выводы, предложения и заключения также печатаются с абзацем и также могут состоять из нескольких пунктов. В конце текста указывают данные о колличестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон, либо нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Подписи на акте располагаются в той же последовательности, что и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Если кто-то из членов комиссии имеет замечания к содержанию акта и/или не согласен с выводами комиссии, но он также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который будет оформлен как приложение к акту.

Протокол - это документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений, на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Составляется на общем бланке или на листе формата А4 и имеет следующие реквизиты:

1. Наименование организации

2. Наименование вида документа

3. Дата

4. Регистрационный номер

5. Указание места издания

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Подписи

Протокол заседания составляется на основании записей, рукописных, стенографических или электронных, а также представленных тезисов, докладов и выступлений и прочих материалов подготовленных к заседанию. Все подготовленные материалы оформляются как приложение и подшиваются к протоколу.

Датой протокола, является дата собрания. Номер протокола является порядковым номером заседания от начала года (их либо 12, либо 24, либо 53)

Заголовок протокола состоит из названия вида коллегиальной деятельности(собрание, совещание) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Например: Собрание совета, Заседание кафедры.

Текст состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части после заголовка указываются фамилии председателя, секретаря, затем остальных членов коллегиального органа присутствующих на заседании. Также после указания фамилий членов, могут быть фамилии присутствующих на заседании, представители других организаций заинтересованных в обсуждении данных вопросов. Фамилии указываются в алфавитном порядке без должностей. А лиц приглашенных на заседание с указанием должности и места работы. Если участников больше 15, фамилии не указываются, а указываются цифрой их общее количество, и список участников прилагается. Оформляется начиная с абзаца Присутствовало: 23 человека (список прилагается). В качестве списка участников используется список регистрации.

Затем в протоколе указывается повестка дня, которая содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. От левого поля с большой буквы либо заглавными пишется ПОВЕСТКА ДНЯ: и ниже на следующей строке как правило с абзаца перечисляются вопросы, каждый пункт нумеруется, начинается с новой строки и должен отвечать на вопрос о чем. Вконце пункта указывают фамилию и должность докладчика.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включенно в повестку дня, каждый раздел состоит из 3х частей: Слушали, Выступили, Постановили или Решили.

Слово слушали начинает раздел по каждому пункту повестки дня, оно нумеруется в соответствии с пунктом повестки дня и пишется в след за цифрой обычно заглавными буквами, после слова ставиться двоеточие и далее с новой строки с абзаца приводятся фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (слушали кого? Иванова и.и) затем пробел потом тире потом пробел и дальше от третьего лица единственного числа записывается содержание доклада.

Если текст подготовлен заранее, то после тире пишется текст доклада или выступления прилагается.

Далее ниже от левого поля заглавными буквами пишется слово выступили: Ниже с красной строки без номера фамилия затем инициалы в именительном падеже, затем пробел тире пробел с большой буквы вопрос или замечание.

Решения, принятые по обсуждаем ому вопросу являются третьей частью раздела протокола, начинаются от левого поля со слов решили или постановили заглавными буквами от левого поля с новой строки, затем ставиться двоеточие и дальше с абзаца по пункТам если это необходимо, в порядКе убывания значимости приводится текст решения или постановления в форме инфинитива. В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения, при выборах должностных лиц - результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно. Выглядит: с красной строки с большой буквы В голосовании приняЛо участие 25 человек, на следующей строке "За" пробел тире пробел 24 голоса, на следующей строке "Воздержались" пробел тире пробел 1 голос, на следующей строке "Против" пробел тире пробел нет. Ниже от левого поля Решение принято 24 голосами.

Протокол подписывается от левого поля без отступа Председатель затем личная подпись инициалы фамилия и под председателем секретарь личная подпись инициалы и фамилия.

3. Выписка из протокола - это точная копия части текста подлинного протокола, относящаяся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводятся все реквизиты бланка протокола, вводная часть текста, затем вопрос повестки дня по которому создаЕтся выписка, при чем порядковый номер вопроса остается тем же что и в оригинале протокола. Далее текст отражающий ход обсуждения данного вопроса и принятое решение. Название документа заменяется на ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА. В конце ставиться заверительная надпись от левого края с большой букВы слово Верно, под ним должность Секретарь личная подпись инициалы и фамилия, подписывается только секретарем.

4. Докладные записки - это документ составляемый работников организации, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий подробное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется с целью информирмирования руководства о событиях, фактах И ситуациях, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка требует резолюции руководителя.

5. Служебная записка - используется для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями. Оформляется также как докладная записка.

Докладные и служебные записки могут быть внутренними и внешними.

Внутренние составляются на листе А4 и подписываются автором(составителем). Внешние докладные записки направлямые в выше стоящие организации подписываются руководителем организации.

Докладные и служебные записки имеют реквизиты:

• Наименование организаЦии и подразделения

• Наименование вида документа

• Дата

• Возможен регистрационный номер

• Заголовок к тексту

• Текст

• Подпись

Заголовок к тексту необходим, если объем текста более двух абзацев.

Текст докладной записки обычно состоит из двух частей:

В 1ой части излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию. 2ая часть содержит выводы, предложения и просьбы о конкретных действиях, которые по мнению автора необходимо предпринять. Датой этих записок, является дата их подписания автором.

Внешние докладные записки составляются на бланке организации.

6. Служебное письмо - средство связи организации с другими организациями, с частными лицами и с государственными органами. Служебные письма составляются на специальном бланке письма. Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В 1ой части формулируется тема, указываЮтся причины составления письма, приводятся факты, события и ссылки на другие документы. Во 2ой части рассказывается основная часть письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и тд.

Письма по вопросам не нуждающимся в пояснении могут состоять только из заключительной части. В письмах используются следующие формы изложения:

1. От первого лица множественного числа. (Просим сообщить или направляеМ на рассмотрение)

2. От третьего лица единственного числа (министерство не возражает)

3. От первого лица единственного числа, используется в тех случаях когда письмо составляется на бланке должностного лица (прошу направить или считаю необходимым)

Служебное письмо должно быть обязательно посвященно только одному вопросу, если вопросов несколько нужно писать несколько писем.

В служебных письмах используются следующие варианты обращения Уважаемый господин А.В.Иванов! Либо Уважаемы господин директор! Либо Уважаемый Иван Иванович! Либо Уважаемые коллеги!

Заключительными фразами могут быть следующие слова с новой строки с большой буквы: Мы расчитывает на успешное продолжение сотрудничества. Либо Мы надеемся на вашу заинтересованность в расширении связей. Самый оптимальный вариант С уважением.

По характеру информации письма подразделяются на следующие виды:

- письмо просьба

- информационные письма

- письмо сообщение

- письмо напоминание

- сопроводительное письмо

- письмо подтверждение

- письмо ответ

- письмо предложения или офЕрта

- гарантийное письмо