Регистрация документов

Информационно-поисковая система документации

Лекция 9

Контрольные вопросы

1. Какие делопроизводственные процедуры производят с входящими документами?

2. Какова технология работы с исходящими документами?

3. В чем особенность работы с внутренними документами?

4. Что предполагает организация работы с документами?

Для учета, поиска, хранения документов и со­держащейся в них информации в организациях создается информационно-поисковые системы (ИПС). Создание ИПС обеспечивает оперативный доступ к информации и рациональную организацию работы с документами.

Информационно-поисковые системы (ИПС) включают в себя: регис­трацию и индексирование документов; информационно-поисковые мас­сивы и базы данных; классификационные справочники; систему опера­тивного хранения документов.

В соответствии с ГСДОУ «регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах».

Главное назначение регистрации - придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации. Пока рас­порядительный документ, например приказ, не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, за него организация как бы не берет на себя ответственность, так как не подтверждается сам факт поступления документа.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, тре­бующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, нотариальные, учебные, учетно-статисти­ческие, бухгалтерские и другие).

Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться одни раз в день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности оперативного доступа к регистрационным массивам до­полнительные регистрации в пределах организации становятся ненуж­ными.

Регистрация документов в организациях (предприятиях учреждениях) производится структурными подразделениями по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или (и) их исполнения. Несмотря на это регистрации основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрацион­ных данных.

Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм (карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых органи­зации не регламентированы, необходимым условием является использова­ние в регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа (корреспондент); название документа, состоящее из наименования вида и заголовка; дата документа; присваиваемый индекс; срок исполнения; но­мер дела, в котором хранится документ; а также при необходимости: ин­декс поступившего документа; резолюция с указанием исполнителя, со­держания поручения, автора и даты; отметка об исполнении; расписка ис­полнителя в получении (доведении до сведения) документа, дата промежуточного контроля и другие. При регистрации документов ограничен­ного доступа указываются также номера и число экземпляров.

Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистра­ционной форме и служит в совокупности с датой и названием целям иден­тификации документа и его учета. Обязательным элементом индекса явля­ется порядковый, как правило, в пределах делопроизводственного года, номер. Конкретный состав индекса зависит от принятого для каждого массива документов принципа последующего хранения и, следовательно, принципа поиска. Если документы формируются в дела по критерию ав­тора и названия (протоколы совещаний, приказы, удостоверения, дипломы и т.д.), то их индекс может быть ограничен только порядковым номером.

Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются дополнительные буквенные индексы. При едином массиве приказов приказы по вопросам управления кадрами (прием, пере­вод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой "К" (28-К), решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой "П" (74-П).

Индекс документа, коллективным автором которого являются не­сколько юридических лиц, образуется из порядковых номеров, присвоен­ных каждому из авторов. Индексом документов, формируемых в дела (переписка, заключения, отзывы, докладные записки и т.д.), служит порядковый номер, дополняемый ин­дексом дела, в которое подшивается данный документ.

Информационные элементы индекса отделяются друг он друга косой чер­той. Основной обязательный индекс может дополняться другими ин­дексами: корреспондентов, ответственных исполнителей, названий доку­ментов, вопросов (направлений) деятельности, служащими целям более быстрого и точного поиска документной информации, но при этом каж­дый проставляемый на документе индекс должен быть закреплен в соот­ветствующем классификаторе. Классификаторы в обязательном порядке утверждаются самостоятельно или в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству.