Прием входящей корреспонденции

Технология работы с документами

Организация работы с документами

Лекция 8

Контрольные вопросы

1. Каким целям служат справочно-информационные документы?

2. Какие виды документов можно отнести к этой группе?

3. Отличие внутренней и внешней переписки?

4. В каком случае Вы должны написать объяснительную записку от физического лица, а в каком от должностного? В чем отличие их оформления?

5. В чем отличие докладной записки от служебной? Структура записки.

6. Какую информацию фиксируют в акте? В каком случае акт подлежит утверждению?

7. Какие виды справок вы знаете? В чем их отличие?

8. Виды письма? Какие элементы в тексте письма могут оказывать психологическое влияние на делового партнера?

9. Каковы правила применения этикетных элементов в видах внешней переписки?

10. Можно ли пояснительную записку к видам переписки?

Организация работы с документами представляет собой комплекс делопроизводственных операций, которые придают им силу официальных документов или сопровождают работу с ними.

Классификация документов по их месту происхождения позволяет выделить три группы: входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы поступают от сторонних организаций и частных лиц. Исходящие предназначены для передачи информации в другие учреждения. Внутренние документы создаются самой организацией для реализации своей деятельности.

Для каждой группы документов характерны определенные виды делопроизводственных операций. Последовательность их выполнения обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа и т.п. Не соблюдение или нарушение этого порядка может лишить документ юридической силы, привести к нарушению производственного процесса, нанести экономический ущерб, т.к. от четкой документационной организации зависит оперативность выполнения административного указания, т.е. самой работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию не актуальной, а значит бесполезной.

Каждой группе документов соответствует определенный технологический процесс их обработки. Последовательность операций для входящих документов можно представить следующим образом:

- прием входящей корреспонденции;

- процедура входящей регистрации;

- размётка;

- резолюция;

- передача на исполнение.

Входящая корреспонденция поступает от почтовых отделений, курьеров и работников, которые привезли документы из служебных командировок. Почтовые отделения и курьеры осуществляют передачу корреспонденции по описи, а работники передают документы для регистрации в службу ДОУ в первый день возвращения на работу.

Документы, поступившие в конвертах, пакетах, бандеролях, освобождаются от них. После исключения ошибки вложения – сверяется адрес на конверте с адресом указанном в реквизите адресат - упаковка, как правило, выбрасывается. Не уничтожается только в том случае, если по ней определяется дата отправки или получения. Это характерно для писем, связанных с конкурсными делами, арбитражными исками, обращениями граждан, наложенными отправлениями.

Не вскрываются конверты с пометкой «Лично» или с грифами ограничения доступа к документу «Секретно», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и т.п. Письма с пометкой «Лично» передаются напрямую тому, кому они адресованы. При этом регистрационный номер проставляется на самом конверте, а в журнале входящей корреспонденции делается запись с соответствующей пометкой в разделе примечание - «личное». Конфиденциальные документы передаются в специальный отдел или ответственному должностному лицу.

Второй этап обработки входящей документации – регистрация. Входящая регистрация заключается в фиксировании сведений о поступившем документе в журнале и проставлении особой отметки состоящей из порядкового номера и даты поступления в самом документе. Она оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и выглядит следующим образом: Вх. № 156 26.12.2008. В регистрационном журнале входящих документов вносят следующую информацию:

- порядковый входящий номер;

- дату поступления;

- наименование документа;

- сведения об авторе;

- дату и номер самого документа;

- количество листов и экземпляров поступившего документа;

- количество листов и экземпляров прилагаемых к нему документов;

- краткое содержание документа;

- кому передан документ на рассмотрение.

Последняя запись в журнале регистрации связана с процедурой размётки: распределения документов между руководителями по направлениям для рассмотрения и вынесения резолюции. При этом часть документов может передаваться непосредственно напрямую в структурные подразделения. Разметку поручают опытному специалисту, знающему структуру предприятия, который может соотнести содержание с документа с компетенцией должностных лиц. Эта процедура одна из самых сложных на этапе обработки входящей корреспонденции, т.к. неправильная адресация документов ведет к задержке принятия административного решения.

На этапе вынесения резолюции руководитель в письменной форме дает указание конкретному исполнителю.

Резолюция оформляется в следующей последовательности:

- адресат (Ф.И., должность и Ф.И., структурное подразделение);

- поручение;

- сроки выполнения;

- личная подпись должностного лица;

- расшифровка подписи;

- дата выдачи поручения.

Далее документы передаются через службу ДОУ или секретаря исполнителям.