Организация работы с внутренними документами

Технологический процесс обработки исходящих документов

Он может быть представлен в последовательности:

- создание и печать исходящего документа;

- подписание на уровне структурного подразделения, создавшего документ;

- согласование, визирование на уровне административных служб (экономисты, бухгалтерия, руководители по направлениям и т.д.);

- подписание исходящей корреспонденции у руководителя;

- регистрация;

- отправка.

Инициация документа в большинстве случаев исходит от структурных подразделений и специалистов, которые отвечают за конечный результат, т.е. за содержание документа, правильность его оформления и полное соблюдение всех бюрократических операций, которые обеспечивают юридическую силу отправляемой корреспонденции.

Согласие руководителя организации с содержанием письма и готовность взять за него ответственность выражается в его личной подписи, которая может удостоверяться в отдельных случаях печатью предприятия. Удостоверяются печатью документы, содержащие важные финансово-юридические вопросы, например, гарантийное письмо.

Письма оформляются на фирменных бланках предприятия. Их печатают в двух экземплярах: первый за подписью руководителя организации отправляют стороннему адресату, а второй с визами на уровне структурного подразделения, руководителей по направлениям и служб остается в отделе автора, для информационно-справочных целей, что определяет соответствующие правила регистрации.

Особенности регистрации заключается в следующем:

- индексацию производят, как в первом, так и во втором экземплярах отправляемого документа. При этом в журнал регистрации исходящих документов вносятся сведения об отправляемом документе:

- дата и номер документа проставляется в зоне адресанта;

- информация об адресате;

- краткое содержание;

- количество листов и экземпляров письма;

- количество листов и экземпляров прилагаемых к нему документов;

- дату фактической отправки.

Оправка включает в себя:

- упаковку корреспонденции в конверты, пакеты, бандероли;

- написание адреса;

- составление описи отправки;

- отправка через почтовые отделения, курьерские службы или работников.

Организация работы с документами зависит от вида документа, но в целом может быть представлена так:

- инициация, создание и печать;

- согласование, визирование;

- подписание;

- утверждение;

- регистрация;

- передача по назначению;

- текущее хранение в информационно-справочных целях;

- передача на архивное хранение;

- уничтожение документа.

Основные виды работ можно представить в виде таблицы:1

Документирование	Операции делопроизводства	Внутренние документы	Исходящие документы	Входящие документы
Составление проекта документа	обязательно	обязательно	не используется
Согласование проекта документа со специалистами	возможно	возможно	не используется
Печать и проверка правильности оформления документа	обязательно	обязательно	не используется
Подписание, утверждение документа руководителем	обязательно	обязательно	не используется
Регистрация	возможно	возможно; отправка	возможна, разметка
Организация работы с документами	Прием, сортировка, обработка поступающих документов	обязательно	возможно	обязательно
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)	возможно	не используется	возможно
Контроль исполнения	возможно	возможно	возможно
Исполнение документов	обязательно	возможно	обязательно
Текущее хранение и использование	обязательно	обязательно	обязательно
Формирование дел	обязательно	обязательно	обязательно
Передача на архивное хранение или уничтожение документов	возможно	возможно	возможно

Таким образом, организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.