Докладная записка

Докладная записка - переписки справочно-информационного характера, содержащая изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, они адресуются руководителям предприятия (их подписывает автор) и внешними, предназначенные для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна - побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку с слов «Довожу до Вашего сведения…».

При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расположение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.

Формуляр-образец ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18,20,21.

┌ О срыве поставок оборудования ┐

Программа модернизации производства цеха № 5 на 2004 год, утвержденная генеральным директором, предусматривает поквартальную замену гальванического оборудования.

Отделом поставок сорваны сроки приобретения оборудования, запланированные Программой в I квартале.

Прошу Вашего указания начальнику отдела поставок Иванову П.И. устранить отставания по I кварталу в срок до 01.05.2004, а ввод оборудования, намеченного на I квартал, перенести на 01.09.2004.

Начальник цеха С.В. Соловьев