Виды информационно-поисковых систем. Номенклатура дел

Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:

- справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах является, как правило, дата (срок) исполнения

Номенклатура дел организации - еще один обязательный эле­мент информационно-поисковой системы организации: " систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организа­ции, с указанием сроков их хранения ". В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, реги­страционно-справочные и документные массивы всех струк­турных под­разделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации до­кументной информа­ции. В номенклатуру включаются также дела вре­менно действующих органов, документы которых служат правовым осно­ванием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не закончен­ные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку испол­ненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с до­кументами, а также учетно-справочной системой для последующего по­иска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В иерархических системах управления для достижения единого под­хода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохран­ности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индекса­ции. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, с Государственной архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). По­сле согласования номенклатура дел утверждается руководителем органи­зации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. Она под­лежит досрочному пересоставлению и переутверждению в случае корен­ного изменения функций и структуры организации. При отсутствии таких изменений в конце каждого года после соответствующей корректировки номенклатуру вводят в действие автоматически. Первый экземпляр явля­ется документом постоянного хранения организации.

Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной ар­хивной службой и является обязательной для всех учреждений, организа­ций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности. После окончания делопроизводственного года составля­ется по установленной форме итоговая запись, заверяемая руководителем делопроизводственной службы.