Служебные письма

Раздел 2. Общие правила оформления документов

Тема: Информационно-справочные документы. Современное деловое письмо

План:

1. Акт

2. Протокол

3. Виды записок

4. Служебные письма

5. Факс

6. Телеграмма

7. Телефонограмма

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решения и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения.

1. АКТ - справочно-информационный документ.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема - передачи материальных ценностей, акты аварий). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документа, подтверждающих их полномочия. Акты контрольно-ревизионного характера подлежат утверждению. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указывают основание для составление акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключение составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адреса, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются». Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланках. Реквизиты документа «АКТ»

- наименование организации-автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда
подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания;

- текст (пишут через полуторный интервал);

- приложение;

- грифы утверждения и согласования (если это необходимо);

- подпись (лиц, указных в вводной части, с расшифровкой фамилий, с указанием инициалов);

- отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами. (Образец Акта см. Приложение 1)

2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишут с большой буквы от левого поля).

К переменной информации относятся И.О. Фамилия председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет один интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилии приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня (от левого края). С красной строки начинается запись пунктов повестки дня. Нумерация арабскими цифрами. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили). Эти слова пишут прописными буквами с отдельной строки.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов.

С красной строки пишут И.О.Фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то пишут: «Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут И.О.Ф. выступающих, после тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - «я осуществляю...», от третьего лица - «Петров сказал, что...», безотносительно к лицу говорящего - «бухгалтерский учет в группах освоен удовлетворительно», в безличной форме - «Ивановым было предложено...».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают — «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Записывают И.О.Ф. выступающего.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты. Каждый пункт начинается с красной строки. Протокол подписывает председатель и секретарь. Датой протокола является дата его проведения. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончание заседания (16 - 21.10.2003).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года. Образец протокола см. приложение 2.

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку.При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, а из основной берется та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка не подписывается теми лицами, подписавшими подлинник, а только заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», состоящего из слова «Верно», наименовании должности лица, сделавшего выписку, его личной подписи, расшифровки, даты. Проставляется отметка ниже реквизита «Подпись». Образец выписки из протокола см. приложение 3.

3. Виды записок: докладная, объяснительная, служебная.

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данной организации или вышестоящей организации, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и назначения ДЗ делятся на информационные и от­четные.

В зависимости от адресата ДЗ бывают внутренние и внешние.

Внутренние оформляют на листе бумаги (допускается рукописный способ создания доку­мента) формата А4 или А5, подписывает их автор-составитель.

Внешние оформляют на общем бланке организации формата А4.

Подписывает их руководитель организации.

Дата документа - дата его подписания.

ДЗ может быть составлена по инициативе автора, так и по указанию руководителя организации. Цель инициативной записки ДЗ - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполняемой работы должны поставляться руководителю постоянно.

Текст ДЗ делится на две части.

1. Изложение фактов, послуживших причиной созда­ния документа.

2. Выводы, мнения составителя.

Реквизиты внутренней ДЗ.

1. наименование структурного подразделения - автора документа

2. наименование вида документа

3. дата, номер (не обязательно)

4. адресат

5. заголовок

6. текст

7. приложение (если есть)

8. подпись

9. отметка об исполнении документа и направление в дело

Реквизиты внешней ДЗ такие же, что и предыдущие, но 1. Наименование организации (на­именование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора докумен­та. 2. Место издания. (Образец докладной записки см. приложение 4).

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных поло­жений основного документа (плана, программы, отчета), или объясняющий причины нару­шения трудовой дисциплины, невыполнении какого-либо поручения. Оформляются на общих бланках и подписывается руководителем.

Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата регистрационный номер, место составления или издания, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличие приложений, подпись.

Объяснительные записки, где объясняют причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Они могут быть оформлены рукописным способом. Под­писывается составителем. Образец объяснительной записки см. приложение 5.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. На­правляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внут­ри организации, кроме прямых руководителей.

СЗ могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного ли­ца. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и может быть адресована любому непрямому руководителю, в т. ч. вышестоящему. Подписывает руководить подразде­ления или составитель. Образец служебной записки см. Приложение 6.

Деловая переписка - это средство связи организации, предприятия с внешними орга­низациями. Она осуществляется посредством писем и факсов. Письма

Письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылае­мых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позво­ляет сообщать различные сведения.

Письма используются тогда, когда нет возможности решить вопрос другим спосо­бом (нет телефона, недосягаемость собеседника для личной беседы).

Оформляют на специальных бланках для писем А4 и А5 в зависимости от объема. Если письмо не превышает 10 строк - А5 (заголовок не пишут, интервал 1-1,5; название «письмо» не пишут).

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, затем Ф.И.О. Элементы реквизита адресат отделяют друг от друга 1,5-2 интервалом.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и кор­ректным. Письмо освещает один вопрос, что упрощает работу с документами. Несколько во­просов в одном письме допустимы, если они взаимосвязаны. Факты излагаются объективно, ясно. Неточность изложения может лишить документ юридической силы. Текст состоит из двух частей. В вводной части - причины составления письма, приводятся ссылки на факты, документы. В основной части излагается цель: просьбу, предложение, со­общение, отказ. Письмо может состоять только из основной части. Текст излагается:

- от 1-го лица ед. числа: «Прошу Вас...», «Сообщаю Вам...»;

- от 1-го лица множ. числа: «Направляем Вам...»;

- от 3-го лица ед. числа: «Колледж предлагает...», «Предприятие просит...».

Письма оформляют в двух экз. (направляют адресату, второй подшивают в дело). К тексту письма могут прилагаться документы. Тогда через 1-1,5 интервала после текста пишут слово Приложение (в столбик, через интервал). Если приложений несколько, то их нумеруют араб­скими цифрами, через два интервала.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными лицами. Визы простав­ляют на лицевой стороне последнего листа копии документа, которая остается на предпри­ятии.

На входящих документах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руко­водителя.