Реквизиты письма

1. Наименование организации - автора документа

2. Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке)

3. Дата, номер

4. Адресат

5. Ссылка на регистрационный номер и дата запроса только на бланке для письма

6. Заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через один интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят точку и кавычки.

7. Отметка о наличие приложений

8. Подпись

9. Печать (если нужно)

10. Отметку об исполнителе (Фамилия и телефон исполнителя проставляют от левого по
ля, внизу бланка)

11. Отметка об исполнении документа (Ф.И.О. машинистки, количество экз.)

12. Гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально» и т.д.)

5. Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата - телефакса по телефонным каналам связи.

Информация, полученная по факсу является копией переданного документа. Факсо-грамма оформляется аналогично письму. Аппарат сам проставляет дополнительные данные: код отправителя, дату и время, длительность передачи, № самого аппарата и количество страниц - для организации получателя; для организации - отправителя - код получателя, № аппарата получателя, дату, время, длительность передачи, количество листов и результат (является ли полученная информация читабельной).

Доклад как документ имеет применение при поведении заседаний, совещаний, конференций. Может преследовать две цели:

- информирование;

- информирование и убеждение.

В докладе должны присутствовать элементы:

- Вступление, (цели и назначение доклада).

- Основная часть (основные факты, использование материала для доказательства и убеждения).

- Выводы (в виде положений).

- Рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).

Тест должен состоять из коротких предложений (в предложении не более 20 слов). Для использовании в докладе цифр, нужно найти эффективный способ их подачи, чтобы слушающий и читающий доклад пришли к нужному Вам выводу сами.

Текст доклада пишут через два интервала. Указывают название документа - ДОКЛАД, тему доклад. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку: Приложение к протоколу №4 собрания трудового коллектива.

6. Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу).

Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным счетом, посылаемая на специальном бланке.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой.

Первую часть передают по телеграфу (оплачивают); печатают крупным шрифтом, через два интервала (кроме знаков препинания, каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. Адресат отделяется от текста 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

Вторую под чертой - не передают и не оплачивают. Пишут обычным шрифтом. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, при этом смысл не искажается. При необходимости знаки препинания указываются словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указываются знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение HP).

Текст ответных телеграмм следует начинать номером документа, на который дается ответ. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, они могут быть приняты адресатом как делопроизводительные номера. Цифровые данные указываются в тексте словами.

Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителем. Дата подписания телеграммы - дата ее отправления.

Реквизиты первой части телеграммы:

> Отметка о категории или особом виде телеграммы (при необходимости)

> Адресат

> Текст

> Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его
должность)

> Наименование организации - отправителя телеграммы (сокращенное или условное)
Реквизиты второй части телеграммы: Наименование организации - отправителя телеграммы (с указанием адреса); Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности); Печать; Дата

7. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем). Рекомендации для передачи телефонограмм:

• Передавать только краткую и срочную информацию

• Поверять правильность записи повторным чтением

• Не передавать сложные тексты (не более 50 слов)

• Не использовать трудно выговариваемые и редкие слова

• Записывать их в специальный журнал или оформлять на пишущей машине с после
дующей регистрацией.

Телефонограмму составляют в одном экз. Ее подписывает руководитель или исполнитель. Секретарь руководителя присваивает документу регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Реквизиты: Наименование организации - отправителя - автора документа; Адресат; Наименование вида документа; Дата, номер; Место составления; Текст; Подпись; Должность фамилия, передавшего документ, № телефона, время передачи; Должность, фамилия, принявшего документ, № телефона, время приема.

Приложение 1.

Приложение 2.

Приложение 2 а.

Приложение 3.

Приложение 4.

Производственный Директору участок № 1 ЗАО «Инвестиции» Рудакову Н.К. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 20.07.2006 Тракторная бригада № 1 через 5 дней приступит к уборке зерновых культур. Однако до сих пор механизаторы не знают конкретных условий материального стимулирования их труда. Прошу обязать главного экономиста довести нормы и расценки по видам работ до всех участников, занятых на уборочных работах и вывесить их на полевом стане. Начальник цеха подпись И.О. Бровкин

Приложение 5.

Бухгалтерия Директору ЗАО «Инвестиции» Рудакову Н.К. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 15.05.2006 13.05.2006 не выплачена заработная плата работникам фермы по откорму крупного рогатого скота в связи с несвоевременным предоставлением документов заведующей фермой Крыгиной Н.Г. Отчеты о привесах скота за прошедший месяц предоставлены только 13.05.2006 в 10 часов вечера. Главный бухгалтер подпись И.И.Осипова

Приложение 6.

Заместителю директора поАХЧ г-ну Петрову Н.Г. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 15.10.2003 В соответствии с планом подготовки лицея к новому учебному году прошу провести следующие работы в каб.23: - отремонтировать столы учащихся (№ 5, 10, 12); - заменить перегоревшие лампы (4 шт); - покрасить рамы окон и подоконников (5 окон). Преподаватель ПЭВМ А.И. Сидорова

Приложение 7.