2014-02-12
727
Тема 1.2. Классификация документов. Функции документов. Унификация. Стандартизация
Любое управленческое решение выносится на основе информации. Правильность принятого решения зависит:
• от полноты представленной информации;
• достоверности информации;
• своевременности ее представления.
Информация может быть представлена:
• в устной форме;
• в документированной форме.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:
• отражают деятельность организации;
• на их основе принимаются управленческие решения;
• являются главным аргументом в спорных ситуациях;
• являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Документ обеспечивает:
• закрепление информации;
• сбор информации;
• обработку информации;
• передачу информации;
• использование информации;
• хранение информации.
Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
• учет - с написанием различных отчетов;
• планирование - с составлением планов;
• инструктирование - с разработкой методик, инструкций;
• руководство — созданием приказов, распоряжений.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ представляет, собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
Документ может быть:
• носителем информации (в сфере информационных технологий);
• средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
• способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);
• источником фактов (в науке).
Документы многофункциональны.
К основным функциям документа можно отнести:
• информационную (документирование, хранение и предоставление информации);
• управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
• коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
• правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);
• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
• научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Условно документы можно разделить на следующие группы:
по способу документирования:
• рукописные;
• электронные;
• графические;
• кино-, фоно-,фотодокументы;
по сфере использования:
• организационно-распорядительные;
• финансово-бухгалтерские;
• научно-технические;
• по труду;
• отчетно-статистические;
по месту составления:
• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (составленные и используемые в самой организации);
по грифу ограничения доступа (степени гласности):
• открытые (несекретные);
• с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы:
• "Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
• "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);
• "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
• "Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации);
по происхождению:
• официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
• личные (именными) (касающиеся интересов конкретного лица);
по юридической значимости:
• подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
• копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
• заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
• дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);
по форме изложения:
• индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
• трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
• типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);
по срокам хранения :
• постоянного хранения;
• временного хранения (до 10);
• долговременного хранения (свыше 10 лет).
Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда неоправданное разнообразие документов.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Стандартизация – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня правовой формы.
Унифицированная система документации (УСД - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).
УСД необходимы:
- для сокращения объемов документов;
- снижения затрат на составление и обработку документов.
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
- единого принципа построения форм документов;
- регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;
- установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;
- установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;
- единства применяемой терминологии и условных обозначений.
Работа по унификации документов включает:
- разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации (например Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения - -за медицинские);
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
- введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Разработаны следующие УСД:
¾ организационно-распорядительной документации;
¾ плановой документации;
¾ первичной учетной документации;
¾ финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации;
¾ расчетно-денежной документации;
¾ отчетно-статистической документации;
¾ по материально-техническому снабжению и сбыту;
¾ документации по ценообразованию;
¾ документации по торговле;
¾ документации по изобретениям и открытиям;
¾ документации по труду и социальным вопросам;
¾ документации по бытовому обслуживанию населения;
¾ документации для планирования и управления работой транспортного узла.
Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.
Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.
Табель содержит следующие графы.
1. Наименование формы документа.
2. Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организация - ОКПО).
3. Дата утверждения документа.
4. Периодичность издания.
5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
6. С кем согласовывается документ.
7. Ответственный за контроль над исполнением документа.
8. Годовой тираж бланков и другие.
Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти.
Тема 1.3. Нормативно-методические материалы,
