Официальных документов

Особенности языка, стиля и редактирования

Тема 1.5. Общие требования к тексту документа.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лиц' множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "организация считает возможным").

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Особенности языка служебных документов:

• точность и ясность;

• лаконичность;

• убедительность;

• нейтральность тона изложения;

• использование устойчивых словосочетаний (стандартных, оборотов);

• использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается:

• тщательным подбором слов;

• использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;

• прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом). Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.

Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов достигается:

• наличием достоверной информации;

• наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;

• логикой изложения;

• безупречностью формулировок в юридическом отношении;

• обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты). Нейтральность тона документов предусматривает:

• изложение текста от 3-го лица ("компания направляет", "банк не возражает");

• отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;

• отсутствие личностного подхода к оценке информации, т. к. автор действует от имени организации.

Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых; языковых клише) дает возможность:

• авторам — оперативно составлять документы;

• адресатам - облегчить восприятие документов;

• создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее использованным относятся следующие словосочетания: в связи с решением (распоряжением), контроль возлагается., выговор объявляетс., должностной оклад устанавливаетс., в связи со сложным положением., в целях обеспечения., в соответствии с Вашей просьбой., считаем необходимым., согласно приказу., принимая во внимание., допущены просчеты., утвердить и ввести в действие и т. п.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет:

• уменьшать объемы документов;

• ускорять восприятие информации.

Сокращению подлежат:

• отдельные слова (например, рубль - руб.);

• словосочетания (например, и так далее - и т. д.).

При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть: понятны адресату; одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова "господин? как "г. " и "г-ну").