Реквизитов

16 17 18 19 20 21 22

Тема 1.4. Требования к оформлению бланков и

Единые правила оформления документов необходимы:

• для придания юридической силы документам;

• качественного и оперативного составления и исполнения документов;

• удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:

• государственное это предприятие или коммерческое;

• каким видом деятельности занимается предприятие;

• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

При подготовке документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01- Государственный герб Российской Федерации;

02- герб субъекта Российской Федерации;

03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04- код организации;

05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06-идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07-код формы документа;

08- наименование организации;

09- справочные данные об организации;

10- наименование вида документа;

11 - дата документа;

12- регистрационный номер документа;

13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15-адресат,

16- гриф утверждения документа;

17-резолюция;

18-заголовок к тексту;

19- отметка о контроле;

20- текст документа;

21- отметка о наличии приложения;

22-подпись;

23- гриф согласования документа;

24- визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26- отметка о заверении копии;

27- отметка об исполнителе;

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29- отметка о поступлении документа в организацию;

30- идентификатор электронной копии документа.

При составления документов используются следующие правила оформления реквизитов:

01. Государственный герб Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствиис Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021),

02. Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационной номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии), например:

МИНСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР "ОРИОН"

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО"АКСОНГ"

КРАСНОГОРСКИЙ ФИЛИАЛ

09 .Справочные дивные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 6 апреля 2004 г. следует оформлять 06.04.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 06 апреля 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.04.06.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

• дела по номенклатуре дел;

• вопросов деятельности;

• должностных лиц или исполнителей;

• структурных подразделений;

• корреспондентов и т. п.

Например: №1-3/115 (1 - номер структурного подразделения, 3 - номер дела по номенклатуре, 115-порядковый номер документа);

№ ОМ-3/115 (ОМ-отдел маркетинга, 3-номер дела, 115-гюрядковый номер документа);

№ КП-3/115 (КП-Константин Петров, 3- номер дела, 115 - порядковый номер документа).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На №_от_

Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).

14. .Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15.В качестве адресата могут быть организаций, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минсвязи России

Департамент информатизации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ЗАО

"Вист" А.И.Ивановой

или

ЗАО "ЛУЧ"

Главному бухгалтеру

В.М.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• должность, инициалы и фамилия;

• почтовый адрес.

Например:

ОАО "Профит"

Начальнику департамента кадров

А.В.Рогову

ул. Полянка, 17

Москва, 113209

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Дуганову О.Р.

ул.Сосновая, д.З, кв.12,

г. Егорьевск,

Московская обл., 1403004

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО" Гранд"

Личная подписьА. В. Дашков

02.09.2004

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрирован элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО "Славнефтьконтинент"

Личная подпись А.И. Круглов

09.09.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 01.03.2004 № 21

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ОАО "Маяк"

от 09.11.2004 №5

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция (реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанном должностным лицом или содержащей принятое решение), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:

• фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);

• содержание поручения (при необходимости);

• срок исполнения;

• подпись и дату, например:

Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии к 04.03.2004.

Личная подпись 03.03.2004

или

Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.05.2004.

Личная подпись 25.04.2004

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают букво "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблииы. связного текста или в ви де соединения этих структур.

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Контракт от 20.07.2004 №21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2004 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его латы и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директора ОАО "Эра"

от 01.04.2004 № 12

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес

22. В состав реквизита " Подпись " входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен- на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор Личная подпись ОАРубин

или

Генеральный директор

ОАО "Партия" Личная подпись О. А. Рубин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности липа, подписавшего документ, не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.В.Зорин

Главный бухгалтер Личная подпись Т.В.Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы

Личная Личная

подпись А.И.Петров подпись И.Г.Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

завода "Энергия" социальной защиты

Личная Личная

Подпись И.П.Трушин подпись И.С. Силаев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись А.С.Долохов

Члены комиссии Личная подпись Л.И.Антонова

Личная подпись О.Р.Грошев

Личная подпись А.И.Якушев

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела земельной инспекции

муниципального округа "Зюзино"

Личная подпись А.Г.Корж

01.03.2004

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее ~ виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Юрисконсульт

Личная подпись Н.И.Власов

08.06.2004

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись И.О.Громов

01.07.2004

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Греф

09.10.2004

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.О. Королева

236 01 26

28. Отметка об исполнения документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2004 №1297.

Личная подпись 02.04.2004

29. Отметки о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Вх. №00001

Дата 08.01.2004 14:32

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

DOCN\RASP\20042О00.DOС

DOCN- каталог, RASР - подкаталог, 20042000.0ОС - файл.

или менее сложный вариант:

LЕТТЕR27.0ОС

(Letter -вид документа, 27- порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Виды бланков условно подразделяются на:

• основные;

• дополнительные.

К основным бланкам относятся:

• общий бланк;

• бланк письма.

К дополнительным бланкам можно отнести:

• бланк конкретного вида документа;

• должностной бланк;

• бланк структурного подразделения;

• бланк для работы с зарубежными партнерами.

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.

Общий бланк документа содержит реквизиты:

§ герб (для организаций, имеющих.на это право);

• эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации;

• трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:

• гриф утверждения;

• заголовок к тексту.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты:

• герб (для организаций, имеющих на это право);

• эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации (структурного подразделения);

• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);

• код организации (предприятия) по ОКПО;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

• адресат;

• заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.

Бланк структурного подразделени я применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.

При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов:

• продольный;

• угловой.

Продольноерасположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловоерасположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков применяют бумагу:

• формата А3 (420 х 210 мм) А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм);

• плотности от 80 до 200 г/м²;

• со степенью белизны - от 88 до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Все бланки должны иметь поля (не менее):

• левое - 20 мм;