2014-02-12
7351
Схема организации службы ДОУ на различных предприятиях
Службы ДОУ рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.
Формы и структуры службы ДОУ
Схема служб ДОУ для министерств и ведомств
(государственных\негосударственных, НИИ, проектных, конструкторских)
Схема организации службы ДОУ в исполнительных органах власти и местного самоуправления (МСУ)
Особенности в управлении делами министерства или ведомства:
1. Создают отдел, бюро, сектор правительственной переписки и инспекцию при министре.
2. Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных подразделений:
- Приемная;
- Секретариат руководителя министерства или ведомства;
- Секретариаты зам. министра;
- Секретариат коллегии;
- Протокольное бюро.
Функции подразделений службы делопроизводства
(по всем приведенным структурным схемам)
1. Секретариат – структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.
Типовые функции:
1) Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю документов, поступающих на его имя.
2) Подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов, их согласование с функциональными подразделениями.
3) Организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Если в организации нет протокольной группы, то секретариат регламентирует деятельность коллегиальных органов.
4) Бездокументное обслуживание руководителей. Прием посетителей, организация приемной, телефонное обслуживание, подготовка командировок, организационно-техническое обеспечение.
2. Протокольная группа. Создается в организациях и учреждениях, имеющих в своем составе постоянно действующий коллегиальный орган.
Типовые функции:
1) Подготовка проектов, нормативно-распорядительных документов руководства органов МСУ, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями.
2) Анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним.
3) Организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности.
4) Прием, регистрация, организация хранения, справочно-информационная работа, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
3. Отдел рационализации делопроизводства
Типовые функции:
1) Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии ДОУ.
2) Разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства.
3) Разработка сборников типовых трафаретных текстов.
4) Разработка классификационных справочников (номенклатура, перечень).
5) Организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы ДОУ и специалистов аппарата управления.
4. Экспедиция – это специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
Типовые функции:
1) Прием поступающих документов, их сортировка и распределение по структурным подразделениям.
2) Доставка документов в структурное подразделение.
3) Обработка, упаковка и отправка отправляемых документов.
4) Количественный учет поступающих и отправляемых документов.
5. Подразделение по учету и регистрации документов
Типовые функции:
1) Регистрация, входящих, исходящих и внутренних документов.
2) Формирование и ведение справочно-информационного массива.
3) Контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов.
6. Группа контроля
Типовые функции:
1) Контроль за сроком исполнения документов.
2) Контроль за сроками исполнения устных поручений руководителя.
3) Анализ исполнительной дисциплины.
4) Информирование руководства и ходе выполнения поручения.
7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращения населения)
Типовые функции:
1) Прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан.
2) Подготовка обращений к рассмотрению руководством.
3) Контроль за сроками подготовки ответных документов.
4) Извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений.
5) Формирование и хранение дел с документами по обращению.
6) Анализ и обобщение результатов.
7) Организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
8. Машинописное бюро или центр подготовки документов
Типовые функции:
1) Перепечатка документов с черновиков.
2) Считка и правка текстов документов.
3) Учет выполняемой работы.
9. Копировально-множительное бюро
Типовые функции:
1) Копирование текстов документов.
2) Тиражирование текстов документов.
3) Подготовка рекламной продукции, буклетов брошюр.
10. Архив
Типовые функции:
1) Прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел.
2) Оказание методической помощи структурным подразделениям.
3) Учет, систематизация, хранение и организация исполнения документов.
4) Контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях.
5) Подготовка дел к передаче на государственное хранение.
В настоящее время в большинстве организаций происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией, поэтому появляются новые функции у службы:
- Внедрение автоматизированных технологий.
- Контроль за их эксплуатацией.
- Проверка качества документационного обеспечения.
- Планирование информационных потребностей.
- Нормирование труда.
- Управление кадрами самой делопроизводственной службы.
В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например, инспектор, помощник руководителя или секретарь. Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной и численный состав, как уже упоминалось, устанавливается вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных – их руководством.
Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность службы ДОУ устанавливается в положении об этой службе. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования. Основная цель службы ДОУ – осуществить в полной мере все действия по документному обеспечению деятельности организации, а именно руководство, координацию, реализацию.
Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации:
| Структурные подразделения | Взаимодействия |
| 1. Все структурные подразделения 2. Юридическая служба 3. Служба кадров, труда и з/п и соответствующие научно-исследовательские организации 4. Службы материально- технического снабжения и хозяйственного обслуживания. 5. Вычислительный центр | Вопросы ДОУ и соблюдение требований ГС ДОУ и стандартов. Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов. Вопросы подбора и расстановки кадров службы ДОУ и вопросы повышения их квалификации в условиях исполнения современной офисной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствование стиля и методов работы с документами, компьютеризация делопроизводства. Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями. Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство. |
Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ закрепляется в положении о службе ДОУ.
