2014-02-12
970
Нормативная регламентация службы ДОУ
Состав, функции и задачи службы ДОУ закрепляются в ряде внутренних нормативных документов (Положение о службе ДОУ, структуре, штатной численности, штатном расписании и приказах о распределении обязанностей). Значительную роль в регламентации деятельности службы ДОУ играет и устав организации.
Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства в организации, потому что направление деятельности организации, порядок утверждения структуры и штатов руководства влияют на изначальную организационную основу документооборота. В уставе определяется фактически реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления.
Важнейшую роль в организации делопроизводства и в создании документооборота играют положения о структурных подразделениях. Положения о любом структурном подразделении разрабатываются его руководителем, оформляются на общем бланке организации, согласовываются с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в положении закреплены взаимосвязи и утверждаются верхним руководителем. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении подразделения, при внедрении новых форм, технологий, методов.
Основным организационным документом, регламентирующим разграничения обязанностей и прав между сотрудниками подразделения, является должностная инструкция. Для разработки должностной инструкции первым источником является квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, типовые должностные инструкции, положения о структурном подразделении.
Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приемы, процессы создания документов, узловые организационные моменты.
Основными разделами инструкций по делопроизводству в настоящий момент общепринятыми являются:
1. Общее положение
2. Подготовка служебных документов
2.1 Общие требования
2.2 Фирменные бланки
2.3 Требования к оформлению реквизитов
3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение, протокол…
4. Порядок согласования документов
5. Порядок удостоверения документов
6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
7. Организация документооборота
7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов
7.2 Регистрация и учет документов
7.3 Организация справочной работы
7.4 Организация работы с отправленными работами
8. Контроль исполнения документов
9. Работа исполнителей с документами
10. Организация хранения документов
10.1 составление и ведение номенклатуры дел
10.2 порядок хранения документов
10.3 формирование дел
10.4 оформление дел
10.5 оперативное хранение дел
10.6 передача дел на архивное хранение
11. Ксерокопирование и тиражирование документов
12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов
13. Использование факсимильной связи
Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 инструкцию по делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30 реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.
