Требования к оформлению документов

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07— код формы документа;

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08— наименование организации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 — справочные данные oб организации;

Справочные данные об организации включает в себя: почтовый адрес; номер телефона; другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10— наименование вида документа;

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11— дата документа;

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12— регистрационный номер документа;

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Одинарный номер имеют справки, приказы.

В письме регистрационный номер может состоять из нескольких цифр, например, 18–55–14, где 18–порядковый номер сначала года; 55–код структурного подразделения, в котором готовился документ (могут быть и буквы и символы); 14–шифр проблемы, которой посвящен документ, либо шифр автора документа.

Не регистрируются: приглашение, поздравление, рекламные материалы, копии, учебные материалы, печатные издания, финансовые документы, сообщения о повестках заседания, совещания.

13— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Например; На №___ от ___

14— место составления или издания документа;

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации».

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15— адресат;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

16— гриф утверждения документа;

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

17— резолюция;

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости) срок исполнения, подпись и дату. Допускается, но не рекомендуется оформление резолюции на отдельном листе. Резолюций на документе может быть сколько угодно.

Если в резолюции указано несколько человек, то никогда не указывается кто ответственный. Это будет человек, который указан в списке первым. Отчитывается о выполнении поручения из резолюции либо непосредственный исполнитель, либо начальник его подразделения. Этот отчет выполняется в виде 27 реквизита, который называется Отметка об исполнении документа и направление его в дело. Эта отметка состоит из трех строк (с датой может быть четыре).

Например, Отправлена партия товара

В дело 12–18

И.М. Корин

10.01.2003

18— заголовок к тексту;

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19— отметка о контроле;

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Существует два срока исполнения документа:

- типовой (устанавливается нормативными актами);

- индивидуальный (берется из резолюции руководителя).

20— текст документа;

Здесь должна присутствовать краткость, четкость. Желательно обращение по имени.

21— отметка о наличии приложения;

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

22— подпись;

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А,А. Борисов

23— гриф согласования документа;

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24— визы согласования документа;

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, либо на копии отправляемого документа. Оформлять визы согласования допускается на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа, либо на отдельном листе, если очень много.

25— оттиск печати;

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати должен затрагивать должность руководителя и так же затрагивать рукописную запись.

26— отметка о заверении копии;

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации

27— отметка об исполнителе;

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В А Жуков

924 45 67

28— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»: номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29— отметка о поступлении документа в организацию;

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30— идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Рассмотренные правила оформления реквизитов должны быть адаптированы в конкретной организации при описании разделов 2,3,4,5 инструкции по делопроизводству.