Табель форм документов

Одним из важнейших организационных документов, помогающим внедрить инструкцию по делопроизводству, является табель форм документов. Он применяется с начала 80-х годов.

Его создание позволяет решить одновременно несколько задач в организации:

1. Оптимизировать состав применяемых в организации форм документов и закрепить это в едином нормативном документе.

2. Классифицировать применяемые в деятельности организации фирмы документы по функциям и задачам управления (или по структурным подразделениям).

3. Унифицировать состав и форму управленческих документов, исключить из документов дублирующие показатели.

Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются название документов, а по вертикали располагаются графы, содержащие ту или иную характеристику процедуры документирования.

Табель может иметь следующие графы:

1. Наименование формы документа.

2. Код формы документа (по ОКУД).

3. Наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для издания или применения документа.

4. Наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку.

5. Периодичность издания.

6. Согласование (т.е. указывается организация, структурные подразделения или должностное лицо, с которыми нужно провести внутреннее или внешнее согласование (получить визу или гриф согласования)).

7. Подпись.

8. Утверждение (здесь указывается должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ).

9. Печать.

10. Адресат (указывается организация или структурное подразделение, куда предоставляется документ).

11. Кроме того, в табель могут быть внесены сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тиражи рассылки и месте хранения подлинника или первого экземпляра.

В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения. Он является внутренним нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.

Хорошим продолжением рационализации работы с документами является разработка вслед за табелем альбома форм документов, включенных в табель. Разработка и последующее ведение табеля и альбома, т.е. внесение в них изменений, контроль за их применением, осуществляет служба ДОУ. Она отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Любые изменения и в табель, и в альбом вносятся только с разрешения руководителя организации.

Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр инструкции по делопроизводству, экземпляр табеля и альбом форм документов.