Обработка входящих или поступающих документов

1. Прием и первичная обработка

Доставка документов в организацию происходит почтой, телеграфом, курьерами, с помощью факсимильной связи и компьютерной сетью.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступающих документов из всех этих источников.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов, они следующие:

1) Проверяется правильность доставки.

2) Проверяется целостность упаковки, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений.

3) Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда в письме нет обратного адреса либо важно сохранить штемпель с датой письма. Письма с пометкой «лично», «конфиденциально» не вскрываются.

4) Экспедиция либо человек, отвечающий за приемку, ведет учет всех поступивших документов и ставит штамп о поступлении.

5) Процесс первичной обработки заканчивается раскладыванием документов на 3 группы.

2. Передача документов на рассмотрение руководителю

Документы, адресованные руководству, предварительно рассматривают с целью выделения из них нерегистрируемых (приглашения, копии, информация для сведения и т.д.) и регистрируются остальные. Зарегистрированный документ в этот же день должен быть передан на рассмотрение руководству.

3. Рассмотрение документа руководителем

Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Именно она задает дальнейшее движение документа. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Приказы и распоряжения вышестоящих органов, сводки, информационные письма и другие документы, не требующие ответа, передаются специалистам с пометкой «включить в план» либо «принять к сведению». Эти документы под расписку доводятся до специалистов и описываются в дела.

На документах, требующих ответа, руководитель в резолюции помечает что, кому и к какому сроку выполнить, и они попадают на следующий этап обработки.

4. Исполнение

Исполнение начинается со сбора информации по вопросу и заканчивается подготовкой ответного документа.

Переданный документ находится у исполнителя в работе до завершения выполнения поручения руководителя.

Завершив выполнение поручения, исполнитель наносит на документ отметку об исполнении и возвращает документ тому, кто его выдал (секретарю или работнику канцелярии).

5. Подшивка в дело

Ее осуществляет секретарь либо работник канцелярии, предварительно нанеся номер дела.

При движении документа по перечисленным этапам несколько раз происходит обращение к регистрационной форме, принятой в организации: карточке или журналу. В первый раз, когда наносится отметка о поступлении. Во второй – после нанесение резолюции руководителем. В третий – перед подшивкой в дело.