Организация информационно справочной работы

Автоматизированная система регистрации

На сегодняшний день ручная карточная регистрация заменяется регистрацией на компьютерах. В этом случае на экран выводится эта же регистрационная форма. Регистрация на компьютере позволяет:

ü регистрировать документы на различных рабочих местах;

ü при наличии локальной вычислительной сети организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях, с последующим объединением всех сведений о документах в единой базе данных организации;

ü на основе базы данных организовать информационно справочную работу по всем документам;

ü организовать контроль за исполнением документов.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. На его основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два вопроса:

· У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?

· В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Любая справочная картотека состоит из РКК, для которых нужен ящик или несколько ящиков, т.к. эти карточки будут накапливаться в течение года.

Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направление деятельности.

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Так же отдельную картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку. Количество карточек в организации не ограничено.

Когда в организации используется смешанная форма работы с документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы. Общий срок хранения карточек три года.

В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

Современные СУБД позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный документ или группу документов.

Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период. Можно заказать и получить информацию по региону.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом, компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.

При ручном режиме работы еще более остро перед организацией встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной системы хранения документации.

Требования к системе:

1. Она должна занимать как можно меньше места;

2. Документы должны быть правильно расклассифицированы и подшиты в соответствующие дела;

3. Система должна быть безопасна в работе;

4. Только оперативная, часто востребуемая информация должна храниться близко, а документы, к которым долго не обращаются должны быть заархивированы;

5. Система должна позволять быстро найти, локализовать необходимую информацию;

6. Система должна обеспечивать хранение и работу с конфиденциальной информацией.

При выдаче документа необходимо продумать систему слежения за ними.

Варианты построения систем слежения за документами:

1. Организовать алфавитный перечень;

2. Завести карточки выдачи;

3. Использовать способ «пустые бумажки».