Методика разработки табеля форм документов

Совершенствование работы с документами организации

Анализ состояния ДОУ в современных организациях показывает, что во многих из них нет собственных нормативных документов, регламентирующих работу.

Внедрение новых информационных технологий без предварительной разработки табеля унифицированных форм документов никакого эффекта не даст. Табель является прекрасным инструментом инвентаризации и оптимизации форм документов в организации.

Разработка табеля позволяет решать одновременно несколько задач:

1. Разработка перечня применяемых в организации форм документов и закрепление их оптимального состава в едином нормативном документе.

2. Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям.

3. Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации.

4. Упорядочивание в ДОУ в целях повышения эффективности использование информационных технологий и оптимизация документооборота организации.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функции справочника. Он содержит в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых в организациях, поэтому позволяет осуществить оперативный поиск необходимой формы. Кроме того, поскольку в табеле указаны все основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, так как позволяет осуществить контроль за деятельностью исполнителей, а также исключает появление непредусмотренных форм.

Разработка табеля включает несколько этапов:

1. Сбор и анализ материала.

2. Выбор форм табеля.

3. Формирование структуры табеля.

4. Собственное составление табеля.

1 этап - СБОР И АНАЛИЗ МАТЕРИАЛА

Этот этап предусматривает две основные цели:

- Выявление функций и задач, раскрывающих направление и характер деятельности организации.

- Определение документов, создаваемых в процессе реализации этих функций и задач.

В любой организации, не зависимо от формы собственности и сферы деятельности, необходимо выделить 5 групп документов, которые на этом этапе нужно посмотреть:

1) Документы, составляющие правовую базу деятельности организации:

- Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности;

- Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов МСУ, нормативные документы вышестоящих организаций.

2) Организационно-правовая документация:

- Устав или положение об организации;

- Положение о подразделениях;

- Структура и штатная численность;

- Штатное расписание;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Должностные инструкции работников и т.д.

3) Распорядительные документы организации.

4) Справочно-информационные документы.

5) Комплекс документов, составляющий нормативно-методическую базу делопроизводства в организации.

В ходе обследования по перечисленным группам выявляются документы, которые характеризуются определенной периодичностью их создания и постоянством формы.

Сбор материалов проводится по всем структурным подразделениям в соответствии со всеми направлениями деятельности организации. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

- полное наименование формы документа;

- заголовок, если он имеется;

- код формы по ОКУД;

- имя файла, если есть электронный вариант;

- назначение документа;

- сведения об основных этапах подготовки документа (подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, адресат и место хранения)

Пример заполнения карты документа.

2 этап - ВЫБОР ФОРМЫ ТАБЕЛЯ

Второй этап, связанный с выбором формы табеля, базируется на анализе карт документов организации.

Проект ГС ДОУ предлагает следующую примерную форму табеля, который организация при необходимости может дополнить своими графами.

Таблица состоит из 10 колонок:

1. Номер по порядку;

2. Наименование формы документа;

3. Код ОКУД;

4. Код по локальному классификатору;

5. Подразделения, ответственные за подготовку документа;

6. Согласование;

7. Подписание;

8. Утверждение;

9. Печать;

10. Место хранения документа.

Выбор наиболее целесообразной формы табеля происходит на основе информации, собранной на первом этапе и отраженной в картах по каждому документу. Можно убрать колонку 4 – код по локальному классификатору, если нет собственной системы классификации или добавить колонки с информацией о месте регистрации, количестве экземпляров подготавливаемого документа.

3 этап - ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЕЛЯ

Формирование структуры табеля также тесно связано с особенностями структуры организации.

Если организация крупная и есть много подразделений, то логично объединить документы по подразделениям, и в табеле перечислять виды документов, образующиеся в деятельности каждого подразделения, указывая название его.

Если фирма маленькая, то можно разделить документы по функциям управления или по направлениям деятельности.

4 этап - СОСТАВЛЕНИЕ ТАБЕЛЯ

Составление табеля связано с тем, что в выбранную форму и структуру вписываем все документы, которые составлены на первом этапе. Прежде, чем тот или иной документ вписывать в табель, нужно провести работу по оптимизации перечня форм документов, разрабатываемых в организации.

Когда разработан табель форм документов можно разработать альбом форм документов.