Контроль за исполнением документов

Контроль – одна из функций управления. Он состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания:

1) По существу:

Контроль по существу – это оценка насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут непосредственные исполнители и руководители их структурных подразделений.

2) Контроль за сроками ведет служба ДОУ:

В ГС ДОУ указано, что контроль исполнения включает:

1. постановку на контроль;

2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3. регулирование хода исполнения;

4. периодическую проверку хода исполнения;

5. учет и обоснование результатов контроля исполнения;

6. информирование руководителя.

Технологию ведения контроля за сроками в соответствии с таким определением можно разбить на следующие процедуры:

1. Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний поручений;

2. Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

3. Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, при передаче документа от исполнителя к исполнителю или из подразделения в подразделение;

4. Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

5. Информирование руководителей подразделений и организации в целом о состоянии и ходе исполнения поручения;

6. Внесение данных об исполнении документов;

7. Анализ состояний дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по специалистам, по видам документов.

В сроковом контроле можно выделить:

- Текущий контроль;

- Предупредительный;

- Итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Этот контроль требует ежедневной проверки хода исполнения и напоминание исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы. Этот контроль помогает составить план работы на день, так как сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня.

Предупредительный контроль требует составления сводки и предупреждения исполнителей по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Если в ходе предупредительного контроля выясняется невозможность своевременного выполнения поручения руководителя, то об этом немедленно должно быть доложено руководителю подразделения или организации. И только руководитель имеет право продлить или изменить срок. Если руководитель продлевает срок, то измененный срок должен быть обязательно внесен в регистрационную карточку.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению результатов работы сотрудников, подразделений или организации в целом. Итоговый контроль проводят секретарь или служба ДОУ. Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, и обязательно результат исполнения должен быть записан в регистрационной форме (карточке или журнале). Саму форму контроля организация выбирает, исходя из своих возможностей. Это может быть и ручная сроковая картотека, но чаще всего в настоящий момент используется автоматизированная система контроля.

Внедрение автоматизации позволяет значительно сократить время контроля и повысить его эффективность. Поскольку, например, нормативы на составление традиционной регистрационной карточки (вручную) определены как 0,15 часа, а с использованием автоматизированных технологий – 0,05 часа. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации вручную – 0,17 часа, на компьютерах – 0,05 часа. Составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 часа (на 10 документов) до 8 часов (свыше 100 документов). В автоматизированной технологии независимо от количества документов эта справка не превышает 0,05 часа.