Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации

Этапы разработки альбома могут быть следующими:

1 Постановка задачи, т.е. определение назначения альбома и состава документов.

2 Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределение всех документов на имеющие унифицированные формы и нуждающиеся в унификации.

3 Унификация форм документов.

4 Формирование альбома и подготовка инструктивных материалов по его применению.

Если альбом разрабатывается вместе с табелем, то первый этап будет выполнен при разработке табеля.

В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система ОРД (организационно-распорядительной документации);

2. Унифицированная система банковской документации

3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6. Унифицированная система документации по труду;

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда;

8. Унифицированная система внешнеторговой документации;

9. Унифицированная система первичной учетной документации.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формы документов, входящие в любую унифицированную систему документации обязательны для применения, поэтому, если в организации применяются формы документов, входящие в любую из перечисленных унифицированных систем, то они включаются в состав альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем уже включены в альбом.

Начнем рассмотрение этапов разработки альбома форм с третьего этапа.

3 этап - УНИФИКАЦИЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Этот этап предполагает три процедуры:

1. Определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов.

2. Установление последовательности расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления.

3. Унификация текстов документа.

Унифицированная форма документа – это унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенным порядке на носителях информации.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, которая наиболее точно передает содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций и действий.

Унификация текстов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Чтобы выполнить эту работу, берется группа документов, сопровождающих идентичные похожие управленческие ситуации. Постоянной будет информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых вот в этих идентичных управленческих ситуациях.

Переменная информация это как раз такая информация, которая позволяет отличить повторяющие управленческие ситуации одну от другой.

После этого постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную повторяющуюся часть текста.

Для записи переменной новой информации в унифицированной форме должно быть предусмотрено свободное место.

Унифицированный текст документа в унифицированной форме может быть представлен в виде:

- трафарета;

- анкеты;

- таблицы.

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в этом тексте.