Формирование дел

Согласование номенклатуры дел

Номенклатура дел организации обязательно проходит процедуру согласования. Она визируется заведующим архива организации или лицом его замещающим. Номенклатура дел одобряется центральной экспертной комиссией, если она есть и обязательно экспертной комиссией организации.

Если номенклатура дел составляется в государственной организации, то часть документов будет обязательно передаваться на государственное хранение. Это означает, что номенклатура дел таких организаций обязательно должна иметь гриф согласования экспертно-проверочной комиссии этого архивного учреждения, куда будет передавать на государственное хранение документы.

Согласование осуществляется протоколом заседания экспертно-проверочной комиссии.

Номенклатура дел должна пересогласовываться с архивным учреждением не реже, чем один раз в пять месяцев. Если же коренным образом меняются статус, функции и структура организации, то номенклатура дел подлежит пересоставлению и обязательному согласованию с архивным учреждением не зависимо от последнего срока согласования.

Работники архива проверяют, прежде всего:

· правильность формулировок заголовков дел;

· постановку сроков хранения;

· индексирование дел;

· наличие названия перечня, который используется при проставлении сроков хранения;

· ссылки на статьи этого перечня.

После того, как проект номенклатуры дел согласован и подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем, поскольку только в этом случае номенклатура дел обретает юридическую силу.

Если номенклатура дел составляется в негосударственной организации, которая не передает дела на государственное хранение, то она должна обязательно иметь визу заведующего архивом, гриф одобрения экспертной комиссии организации и подпись руководителя делопроизводственной службы.

В каждое структурное подразделение делопроизводственная служба передает выписку из сводной номенклатуры дел, которая используется для систематизации, учета и справочной работы с документами в структурном подразделении. Сводная номенклатура дел хранится постоянно.

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того, как документы исполнены, они передаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В настоящее время разработаны единые требования по формированию и оформлению дел, они изложены в ГС ДОУ.

Порядок формирования, оформления дел должен быть закреплен в инструкциях по делопроизводству в конкретных организациях.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство. В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения.

Важнейшие распорядительные документы формируются и хранятся в канцелярии или в секретариате руководства, здесь же хранится переписка и важнейшие внутренние документы. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится папка.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение и раскладка исполненных документов по папкам и делам;

- расположение документов внутри самого дела в определенной последовательности;

- оформление обложек.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов и организации, их составе и содержании, сроки хранения. На обложке каждого заведенного дела помещается название организации (полное или сокращенное), название структурного подразделения, под ним указывается индекс дела по номенклатуре, далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения.

Все перечисленные данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела. Далее в дела могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых оригинальных документов для них заводится самостоятельное дело, и его заголовок вносится в номенклатуру под резервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами.

Наиболее часто применяемыми и практически более удобными являются:

- вопросно-логический (чаще других используется);

- хронологический;

- нумерационный.

Согласно вопросно-логическому принципу документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса.

При алфавитной систематизации документы выстраивают, используя фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов, наименований административно-территориальных единиц.

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию: протоколы, приказы.

Каждая категория документов имеет свою специфику систематизации. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения) формируют в дела по видам документов и по хронологии, причем вместе с приложениями. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности, причем всегда документ-ответ помещают за документом-запросом.

Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления. Документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложение.

Финансовые и денежные документы всегда группируются по номерам.

Документы в личных делах всегда помещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, трудовой договор, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, выписки из приказов о поощрении.

Копии приказов о взыскании в личное дело не подшивают. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельное дело и складывают по алфавиту в пределах календарного года.

Обращение граждан формируют в отдельное дело, используя алфавитную группировку.

Независимо от выбранного принципа систематизации при оформлении дел следует придерживаться правил общих для всех категорий документов:

1. В дело подшиваются только исполненные документы. Не исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается.

2. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документов в дело обязательно проверяется правильность его оформления.

3. В дело включаются документы в одном экземпляре (за исключением черновиков, на которых есть какие-то визы). Документы постоянного и временного срока исполнения группируются в отдельные дела.

4. В дела формируются документы одного календарного года за исключением переходящих. Отдельные категории документов имеют свои особенности формирования.

5. Личные дела формируют в период работы лица в организации.

6. Дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва.

7. Документация учебных заведений формируется по учебным годам.

8. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Но если приложение имеет большой объем, то из него делают самостоятельное дело.

Толщина дела составляет 30-40 мм (250 листов). Если документов больше, дело разделяют на тома. И количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел каждого года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация внутри дела значительно облегчает проведение экспертизы ценности документов к последующему хранению и использованию.