Хранение дел
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафа, сейфах или элеваторных карточках. Какой бы способ хранения не выбрали, он должен обеспечивать сохранность и защиту от пыли и света.
Для облегчения поиска дела располагаются на полках вертикально и в последовательности, которая соответствует последовательности перечисления их в номенклатуре дел.
На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Сама номенклатура прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для осуществления поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а за тем по номеру дела - нужную папку с документами.
Для учета документов определенной категории, а именно дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, составляется внутренняя опись.
Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат и номеров листов.
|
|
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:
|
Документы, включенные в дело, пока они хранятся в структурном подразделении организации, могут в течение года потребоваться любому работнику организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел специалистом. На их место закладывается лист – заместитель, в котором указывается когда, кому и на какой срок выдан документ.
|
|
|
После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, то заполняется карта–заместитель, в ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому и на какой срок выдано, росписи в получении и в приеме после возращения документов.
|
Карта–заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.