2014-02-12
3095
ТАБЛИЦА
АНКЕТА
ТЕКСТ-ТРАФАРЕТ
Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы.
Пробелы предназначены для внесения переменной информации характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, т.е. это грамматически связанный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.
Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся:
- приказы;
- распоряжения;
- протоколы;
- акты;
- докладные записки и так далее.
Текст-трафарет может содержать подсказки в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.
Пример: текст-трафарет для представления
|
Анкета – это форма представления текста, в которой дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете является обобщенное наименование признаков, по которым дается описание объекта. Переменной информацией являются конкретные характеристики признаков. Анкеты строятся по принципу: вопрос–ответ. В тексте анкеты постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом в котором является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом, числительным или словами Да/Нет.
Пример УФД, представленный в виде отчета для работы управляющего предприятия-должника.
|
Таблица – это форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков.
Таблица имеет два уровня членения текста:
- вертикальный;
- горизонтальный.
И в анкетах и в таблицах текст упрощен. В нем преобладают конструкции именного типа, а именно, наименование объекта, количество, размер, тип, марка.
В таблицах постоянная информация представлена наименованиями признаков, по которым описываются некоторые множества объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковике.
Переменная информация таблицы записывается в ячейке, образованной пересечением горизонтальных строк и вертикальных граф.
В ОРД таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой информации.
Пример УФД, представленный в виде таблицы.
|
В таблице не рекомендуется включать отдельную графу номер по порядку. При необходимости нумерации объектов номер по порядку ставится в строке.
Заголовки и графы таблиц могут содержать несколько уровней членения, т.е. включать подзаголовки. В сложных таблицах, занимающих несколько страниц, чтобы не переносить на новую страницу сложную заголовочную часть, графы таблицы нумеруют. Тогда следующая страница с таблицей начинается строкой с номерами граф.
Заголовки граф таблиц пишутся с прописной буквы.
Подзаголовки граф пишутся:
- со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком;
- с прописной, если подзаголовок имеет самостоятельное значение.
Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.
Заголовки и подзаголовки граф и строк в таблице формируются именем существительным в именительном падеже, единственного числа.
В заголовках и подзаголовках употребляются только общепринятые, условные обозначения и сокращения.
Если в графе таблицы содержатся количественные показатели, то в его заголовке указываются единицы измерения.
При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде трафарета, а часть в виде анкеты или таблицы.
| Наименование налога | Задолженность по налоговым платежам | Задолженность по налоговым платежам свыше 3 мес. (руб) | Задолженность по уплате пени и штрафов (руб) | Общая сумма задолжен-ности (руб) | |||||||
| Всего (руб) (гр2+ гр3) | В том числе | ||||||||||
| Недоимка (руб) | Отсроченные платежи | ||||||||||
| Всего (гр4+ гр5+ гр6+ гр7) | По Указу Президента РФ от 19.01.96 №65 | По товарному кредиту | По Указу Президента РФ от 08.05.96 №688 | По другим основаниям | |||||||
Пример представления УФД в виде таблицы
4 этап - ФОРМИРОВАНИЕ АЛЬБОМА И ИНСТРУКЦИИ
Для обеспечения правильного применения унифицированных форм документа, включенных в альбом, целесообразно разработать соответствующую инструкцию.
Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для ее работников.
Все изменения в формах документов должны вноситься централизованно разработчиком альбома или работником, отвечающим за его использование.
Все изменения (включение форм, исключение форм) оформляются приказом руководителя.
Важнейшей составной частью ДОУ является грамотная систематизация документа. Основу систематизации составляет группировка документов в дела. От того, как группируются и хранятся документы, зависит возможность их оперативного поиска и использование в информационно-справочном обслуживании руководства и ведущих специалистов предприятия. Группировка документов в дела должна осуществляться с помощью номенклатуры.
Номенклатура – это систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
Чем руководствуются при разработке номенклатуры:
- ГС ДОУ 1991 года;
- Основные правила работы ведомственных архивов 1986года;
- Основные правила работы архивов организации 2002года;
- ГОСТ Р6.30–2003;
- Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти 2001года.
В любой организации, независимо от ее формы собственности, необходимо иметь номенклатуру дел, которая представляет собой план группировки документов в дела, в процессе текущего хранения документа.
Этот план предусматривает:
§ какие должны быть заведены дела для текущего хранения;
§ сколько всего будет заведено дел;
§ какие документы будут помещены в каждое дело.
Номенклатура представляет собой классификационный справочник, который используется в дальнейшем при построении информационно-поисковой системы организации. Систематизация документов с помощью номенклатуры повышает профессионализм службы ДОУ.
Цель создания номенклатуры дел заключается:
1. В обоснованном распределении документов в дела
2. В формировании дел
3. В обеспечении поиска документов и учете дел
4. В предварительном определении сроков хранения документов.
В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, включая все картотеки и журналы регистрации. Не включаются: научно-технические документы и печатные издания.
Приступая к составлению номенклатуры необходимо отметить, что на выбор наименований ее разделов влияет наличие или отсутствие структурных подразделений в организации.
Номенклатура дел бывает трех видов:
§ типовая
§ примерная
§ конкретная
ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА предназначена для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает для однородных организаций типовой состав дел и их единую индексацию. Назначение типовой номенклатуры – она является нормативным документом.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА составляется для организаций однородных по характеру деятельности, но различающихся по структуре. В ней устанавливается примерный состав дел с указанием индексации. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Независимо от того, есть типовая или примерная номенклатура, каждая организация должна иметь свою конкретную номенклатуру.
КОНКРЕТНАЯ НОМЕНКЛАТУРА (сводная) - это систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве одной конкретной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году в соответствии с функциями и задачами, выполняемыми организацией в указанное время.
Особенности примерной номенклатуры:
1. По одному заголовку дел примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной организации, что выбирается по усмотрению организации.
2. Заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, указанные в примерной номенклатуре, могут быть объединены и включены в конкретную номенклатуру дел в организации под одним заголовком.
Независимо от наличия типовой или конкретной номенклатуры, каждая организация обязана иметь свою конкретную номенклатуру.
Когда есть типовая или примерная номенклатура, то они являются хорошей основой для составления конкретной номенклатуры.
В конкретную номенклатуру переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Причем, заголовок может быть перенесен один к одному, а может быть конкретизирован с учетом специфики организации. Сроки же хранения переносятся один к одному без изменений.
Вся ответственность и вся работа по составлению и оформлению номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ.
При составлении номенклатуры дел необходимо использовать:
§ Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства;
§ Организационные документы, отражающие функции, структуру организации (например: устав, положение о персонале, штатное расписание);
§ Номенклатура дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения документов, журнал регистрации и справочные картотеки;
§ Официальные документы организации.
Приступая к составлению номенклатуры необходимо помнить о наличии ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а так же о перечнях документов, подлежащих к приему на государственное хранение.
Номенклатура дел организации обязательно проходит процедуру согласования. Для того чтобы номенклатура дел включала все дела, в которых будут группироваться документы, необходимо обратиться в структурные подразделения для уточнения состава дел.
При составлении номенклатуры важно определить последовательность заголовков дел, поэтому рекомендуется писать их на карточках, которые затем можно расположить в любой последовательности.
Если документы не окончены делопроизводством текущего года или дела продолжаются более одного года - переходящие дела - их следует вносить в номенклатуру дел каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.
Номенклатура дел визируется заведующим архивом организации. Она одобряется экспертной комиссией организации и центральной экспертной комиссией.
Номенклатура дел обычно составляется в четвертом квартале текущего года на следующий календарный год.
Схема прохождения номенклатуры дел:
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.
Ежегодно в последнем квартале она уточняется и перепечатывается, если нужно, по установленной форме в нужном количестве экземпляров с учетом отдельных изменений, если они были, и вводится в действия с первого января нового года.
Первый экземпляр помещается в дело. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве. Четвертый после согласования останется в соответствующем архивном учреждении. Пятый – целиком или в виде выписок может передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения.
Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного характера и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела.
Пример оформления титульного листа номенклатуры дел:
Наименование УТВЕРЖДАЮ
Организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ № __________
______________________
(место составления)
на _______________ год
Сама номенклатура дел составляется по форме в виде таблички
1. Название раздела
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части), № статей по перечню | Примечания |
| 01. 01. | Устав | Постоянно ст. 13а |
Графа (1) - индекс дела - состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. При наличии в учреждении классификатора вопросов деятельности индекс может быть дополнен номером по этому классификатору.
В графу (2) номенклатуры дел включаются заголовки дел, томов или частей.
Заголовок формулируется на основе определений, документируемых участков работы, и вопросов деятельности организации.
Заголовки должны четко в наиболее полной, конкретной форме отражать состав и содержание документов дела.
Заголовки могут иметь следующие элементы:
- название разновидностей документов;
- наименование рода заводимого дела;
- указание на авторство;
- название адресатов или корреспондентов;
- вопрос или краткое содержание документов дела;
- наименование местности или территории, с которой связано содержание документов дела;
- даты или периоды, к которым относится документ дела, указание на копийность.
При формулировке заголовков в основном используются такие признаки документов, как:
- номинальный;
- авторский;
- хронологический;
- предметно-вопросный.
Графа (3) – количество дел заполняется по окончании календарного года. Каждое дело не должно превышать 250 л., поэтому при большом количестве документов, относящихся к одному делу, они разбиваются на тома.
В графе (4) указывают сроки хранения дел, номера статей по перечню, а при его отсутствии, по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с федеральной архивной службой России срок хранения. Срок хранения может быть изменен, но никогда в сторону уменьшения. При определении сроков хранения документов используются типовые, примерные и ведомственные перечни. Перечни документов являются ключом к созданию прообраза архивного фонда страны. Важнейшими конечно являются типовые и их назначение – унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, не зависимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Именно типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в государственные архивы.
Необходимо обращать внимание на отметку ЭПК рядом с указанием определенного срока хранения. Эта пометка означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно будет иметь срок хранения – постоянно, что решается после изучения документации и согласования с ЭПК государственного и муниципального архива. В негосударственных организациях эта отметка будет иметь значение лишь в том случае, когда эта организация имеет договор с архивным учреждением на передачу документа. Если договора нет, то решение принимает собственная экспертная комиссия предприятия или организации.
Графа (5) – примечание – заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел. В данной графе проставляют отметки о не заведенных за отсутствием документов делах, о переходящих на следующий год делах, о номерах и датах актов на отобранные к уничтожению документы, о передаче дел в другую организацию, о лицах, ответственных за формирование дела.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, включенных в номенклатуру. Количество дел указывается в зависимости от категории и сроков хранения. Отдельно указывается число дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет).
Кроме этого указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой из этих категорий. Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры, обязательно проставляется дата подписания. Сведения из итоговой записи передаются в архив, о чем делается пометка в итоговой записи.
Образец оформления итоговой записи
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящие | с отметкой ЭПК | ||
| постоянного временного свыше 10 лет временного до 10 лет включительно | - | - | |
| Итого |
Начальник
Секретаря Е.М. Петрова
5.01.2003
Итоговые сведения переданы в архив
 |
Секретарь М.В. Иванова
2.01.2003
