Тема № 2. Нормативно-правовая база ДОУ как основа технологии процессов управления

Офис как социально-техническая система

Более объективный подход заключается в том, что конечные результаты работы любого учреждения зависят не только от выполняемой работы, но и от взаимоотношений между людьми – их личной заинтересованности, сложившейся системы ценностей и других факторов. Каждый офис как организация по переработке, аккумулированию и созданию документной информации является совокупностью взаимодействующих элементов, таких как система принятия решений, организация документационного и информационного обеспечения, технологии выполнения работ, роль руководства в работе с документами, социально-психологическая атмосфера, групповое взаимодействие в работе над подготовкой и исполнением документов. Следовательно, к офису как социально-технической системе предъявляются следующие требования:

Ø работа в офисе должна быть комфортной и стимулировать профессионализм сотрудников;

Ø уровень технического и методического обеспечения должен максимально упрощать технологии обработки документной информации;

Ø выполняемые функции должны побуждать сотрудников к творческой активности;

Ø сотруднику необходимо видеть результат своего труда и отвечать на него;

Ø в пределах своей компетенции сотрудник офиса должен быть самостоятельным в принятии решения;

Ø работа должна быть перспективной, а её оплата должна соответствовать уровню квалификации специалиста.

Все эти требования влияют на концепцию организации учрежденческой деятельности, обосновывают подход, основанный на разделении труда, позволяют каждому работнику с меньшими затратами и большей творческой отдачей выполнять свои обязанности.

На практике это означает, что при проектировании офисных систем документационного и информационного обеспечения управления нельзя ограничиваться параметрами документационных потоков, общим характером решаемых задач, обеспеченностью оргтехникой и средствами коммуникаций. Необходимо принимать во внимание социально-психологический настрой сотрудников организации, в которой будет работать система управленческой документации. Именно недооценка этого фактора привела к неудачам многих проектов по оптимизации, а позднее и автоматизации систем управления.

Следует отметить, что при разнообразии подходов в основе офисных концепций лежит точка зрения на управленческую информацию. Основой сегодняшней управленческой информации является официальный документ, т.е. информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформления по действующим бюрократическим правилам: она может быть представлена в любой конфликтной ситуации в качестве доказательства. Это значит, информация имеет автора, готового нести за неё полную ответственность, она датирована, внесена в базу данных, т. е. может быть повторена, не имеет более поздних искажений.

Процесс создания и обработки современных управленческих документов основан на широком применении технических средств, соблюдении нормативно-методических условий и рациональных традиций офисных технологий предыдущих столетий.

1. Понятие нормативно-методической основы ДП
2. Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства
3. Инструкция по ДП организации

Системный комплекс делопроизводства любой организации как документационная основа управления организуется в соответствии с законодательством РФ, подзаконными НПА органов исполнительной власти и местного самоуправления, учредительными и локальными НПА организации.

Соблюдение установленных названными актами правил оформления документов, включая и содержание текстов, а также порядка и сроков их оборота является необходимым условием правового порядка управления в организации. Такой порядок обеспечивает стабильную предсказуемую работу коллектива организации, гарантии прав работников, их возможности внесудебного и судебного обжалования управляющих воздействий администрации, зафиксированных конкретными документами.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) должно осуществляться в соответствии с законодательством и нормативно-методическими документами, действующими в РФ.

1. Нормативно-методическая база делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Основу нормативно-методической базы делопроизводства составляет совокупность законов, НПА и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства, её структуру и функции.

Нормативно-методическая база делопроизводстварегулирует:

Ø правила оформления документов;

Ø правила работы с документами;

Ø обеспечение сохранности документов;

Ø порядок передачи документов; на архивное хранение;

Ø работы службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

Ø внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

Ø работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

Ø юридические аспекты, связанные с документами, и др. вопросы.

2. Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

Ø Законами и подзаконными актами РФ в сфере информации и документации:

Ø государственными и отраслевыми стандартами;

Ø общероссийскими классификаторами;

Ø государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

Ø инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.